Die Nachricht liegt schonim Postfach.Jetzt muss sie wieder raus.
Kein Filter urteilt zum Zustellzeitpunkt über alles richtig. Eine Domäne wird zwei Stunden später gelistet, eine Signatur erkennt den Anhang erst am nächsten Tag. MailGuard nimmt die Nachricht dann aus den Postfächern, in denen sie schon liegt — und sagt Ihnen, aus welchen.
Warum die Prüfung vor der Zustellung nicht reicht
Nicht weil sie schlecht wäre, sondern weil das Urteil zum Zeitpunkt der Zustellung noch nicht existiert.
Das Urteil kommt später
Eine Absenderdomäne wird erst Stunden nach der Welle in eine Reputationsliste aufgenommen. Zum Zustellzeitpunkt war sie unauffällig, und jeder Filter der Welt hätte sie durchgelassen.
Die Signatur kommt später
Ein Anhang ist beim Eingang für keinen Virenscanner erkennbar. Am nächsten Tag liefert ClamAV die passende Signatur nach. Ohne nachträgliche Prüfung liegt die Datei weiter in dreißig Postfächern.
Der Empfänger merkt es zuerst
Meldet jemand eine verdächtige Mail, betrifft sie fast nie nur ihn. Ohne Bereinigung müssen Sie die übrigen Postfächer einzeln durchsuchen — meist von Hand, oft unvollständig.
Löschen allein reicht nicht
Wer eine Mail stillschweigend aus dem Postfach nimmt, hinterlässt einen Menschen, der sich an eine Nachricht erinnert, die nicht mehr da ist. Ohne Hinweis wird daraus ein Anruf beim Support.
Drei Auslöser, drei Reaktionen, ein Protokoll
Die Bereinigung läuft über die Microsoft-365-Schnittstelle, nach ausdrücklicher Zustimmung des Mandanten.
Ausgelöst durch ein spätes Urteil
Eine neue Listung bei Spamhaus DBL oder HBL, eine neue ClamAV-Signatur oder die Entscheidung eines Verwalters starten den Lauf. Die Signaturnummer wird verbucht, damit derselbe Bestand nicht zweimal geprüft wird.
Reaktion ist Ihre Entscheidung
Aus dem Postfach nehmen, in den Junk-Ordner verschieben oder nur kennzeichnen. Die Kennzeichnung ist die schonendste Form: die Nachricht bleibt, trägt aber sichtbar den Hinweis, dass sie nachträglich als gefährlich erkannt wurde.
Betroffene erfahren davon
Auf Wunsch bekommen genau die Empfänger eine kurze Warnmail, in deren Postfach die Nachricht lag. Ausgeschaltet ausgeliefert, weil es Häuser gibt, die zuerst intern klären wollen.
Was dazugehört
Der Bereinigungslauf ist der letzte Schritt. Davor stehen Suche, Nachprüfung und ein Fall, der die Spur festhält.
Rückwirkender Bedrohungsscan
Prüft den Bestand der Postfächer über ein wählbares Fenster gegen die heutigen Reputations- und Virendaten. Er verändert nichts und erklärt nichts für harmlos — er berichtet Postfach, Absender, Betreff und Grund.
Suche über alle Postfächer
Betreff, Absender, Empfänger, Nachrichtenkennung, Anhangs-Prüfsumme, Link-Adresse und Herkunftsland. Wer eine Welle gefunden hat, wählt die Zeilen aus und startet die Bereinigung aus derselben Ansicht.
Ein Lauf je Nachricht, nicht je Empfänger
Dieselbe Nachricht in zwanzig Postfächern ergibt einen Lauf, nicht zwanzig. Der Fortschritt ist je Postfach nachvollziehbar, ein hängendes Postfach hält die übrigen nicht auf.
Vorfall statt loser Zeilen
Aus einer Welle wird ein Fall mit Zustand: offen, in Untersuchung, geschlossen. Ein geschlossener Fall lässt sich wieder in Untersuchung nehmen, aber nicht auf offen zurücksetzen — sonst fehlt die Spur.
Zustimmung, die man sieht
Der Zugriff auf Postfächer verlangt eine ausdrückliche Freigabe in Microsoft 365. Die Oberfläche zeigt, ob sie erteilt ist und welche Anwendung sie trägt — kein Knopf, der beim Klick an einem Rechtefehler scheitert.
Jeder Lauf im Protokoll
Wer hat wann welche Nachricht aus welchem Postfach genommen. Das Ereignisprotokoll lässt sich für den geprüften Zeitraum vollständig ausdrucken, als CSV.
Im Vergleich
Was ein Gateway kann, das im Zustellweg steht, und was eine reine Schnittstellenlösung nicht kann.
Conbool MailGuard | Reine API-Anbindung | |
|---|---|---|
| Prüfung vor der Zustellung | Ja, im Zustellweg. Eine Bedrohung erreicht das Postfach nie. | Nein. Geprüft wird erst, wenn die Nachricht schon zugestellt ist. |
| Bereinigung nach der Zustellung | Ja, drei Reaktionen zur Wahl. | Ja, das ist der einzige Weg. |
| Auslöser bei neuer Virensignatur | Automatisch, mit verbuchter Signaturnummer. | Je nach Anbieter, oft nur auf Zuruf. |
| Rückwirkender Scan des Bestands | Über ein wählbares Fenster, in Scheiben, ohne die Nachricht zu laden. | Meist vorhanden, oft ohne Bericht je Postfach. |
| Warnmail an Betroffene | Genau an die Empfänger, in deren Postfach die Nachricht lag. | Selten. Häufig nur ein Eintrag im Verwaltungsprotokoll. |
| Nötige Berechtigung | Mail.ReadWrite, ausdrücklich erteilt und in der Oberfläche sichtbar. | Weitreichender Postfachzugriff, meist Voraussetzung für alles. |
Angaben zum üblichen Weg nach den öffentlich dokumentierten Voraussetzungen verbreiteter Signaturdienste, die Personendaten aus Entra ID beziehen.
Häufige Fragen
Kann MailGuard eine Nachricht auch aus dem Postfach nehmen, wenn sie schon gelesen wurde?
Was passiert mit Nachrichten, die der Empfänger bereits weitergeleitet hat?
Welche Berechtigung braucht die Bereinigung?
Löscht MailGuard eigenmächtig?
Läuft die Bereinigung auch auf einer Installation im eigenen Haus?
Wie sehe ich hinterher, was passiert ist?
Verwandte Lösungen
Sehen, was heute schon in Ihren Postfächern liegt
Der rückwirkende Bedrohungsscan prüft Ihren Bestand gegen die heutigen Daten und verändert dabei nichts.