Exchange Online Journaling einrichten: Journalregel Schritt für Schritt

Wer E-Mails aus Microsoft 365 revisionssicher archivieren will, stößt schnell auf eine Grenze: Microsoft erlaubt Journaling in ein Exchange-Online-Postfach nicht. Das Journalziel muss außerhalb der eigenen Organisation liegen. Genau dafür gibt es die Journalregel – und dieser Beitrag zeigt, wie Sie sie in wenigen Minuten sauber einrichten.

Was eine Journalregel macht

Eine Journalregel weist Exchange an, zu jeder Nachricht eine vollständige Kopie – den sogenannten Journal-Report – an eine feste Adresse zuzustellen. Der Report enthält die Original-Nachricht samt aller echten Empfänger, auch BCC und aufgelöste Verteiler. Anders als ein Transport-Connector greift eine Journalregel nicht in die Zustellung ein: Ihre Nutzer merken nichts, die Mail läuft normal weiter, und parallel entsteht die Archivkopie.

Der entscheidende Vorteil gegenüber dem reinen Postfach-Abgriff: Journaling erfasst auch rein interne Nachrichten zwischen zwei Postfächern derselben Organisation. Genau diese Nachrichten sieht ein Gateway-basierter Abgriff nicht, weil sie das Gateway nie passieren.

Voraussetzung: ein zulässiges Journalziel

Da das Ziel extern sein muss, brauchen Sie eine dedizierte Ingestion-Adresse eines Archivsystems. In Conbool Archive legen Sie diese Adresse unter Verwaltung → Quellen → Journaling mit einem Klick an. Sie erhalten eine unguessbare Adresse der Form journal-…@journal.conbool.com, an die Exchange die Reports per TLS zustellt. Mehrere Quellen sind möglich – etwa eine für Exchange Online und eine für On-Premise, jeweils mit eigener Absender-Freigabe.

Schritt für Schritt in Exchange Online

1. Melden Sie sich im Exchange Admin Center an (admin.exchange.microsoft.com).
2. Öffnen Sie Mailfluss → Journalregeln.
3. Legen Sie zuerst das Journalziel bei einer Nichtübermittlung (NDR) fest – eine Postfachadresse, an die Exchange geht, falls das Archivziel einmal nicht erreichbar ist.
4. Klicken Sie auf Neue Journalregel.
5. Diese Nachrichten journalisieren an: die Ingestion-Adresse aus Ihrem Archiv.
6. Journalisieren wird angewendet auf: Alle Nachrichten, damit ein-, ausgehende und interne Mail erfasst wird.
7. Speichern. Nach kurzer Wartezeit beginnt Exchange, Reports zuzustellen.

Tipp: Rechnen Sie damit, dass Journalregeln bis zu einer Stunde brauchen, bis sie greifen. Testen Sie danach mit einer intern versendeten Nachricht.

TLS und Sicherheit

Journal-Reports werden über TLS transportiert – das sollte Ihr Archivziel auch verlangen. Achten Sie darauf, dass die Empfangsdomain des Ziels ein gültiges Zertifikat trägt. Ein gutes Archiv archiviert außerdem nur Nachrichten, deren Absender oder Empfänger zu einer Ihres Mandanten gehören, und bietet für On-Premise-Umgebungen eine . So kann niemand über die Adresse fremde Nachrichten ins Archiv einschleusen.