Wer E-Mail-Signaturen auf einem eigenen Exchange zentral verwaltet, arbeitet oft seit Jahren mit derselben lokal installierten Software. Für eine der verbreitetsten dieser Lösungen ist diese Zeit abgelaufen: Exclaimer hat Signature Manager Exchange Edition abgekündigt, der Support endete am 30. September 2024. Fehlerbehebungen und Unterstützung gibt es seither nicht mehr, der Hersteller verweist auf seinen Cloud-Dienst.
Was das im Betrieb bedeutet
Eine installierte Fassung hört nicht auf zu arbeiten. Das Problem ist nicht der Tag danach, sondern der nächste Eingriff in die Umgebung.
Signaturen dieser Bauart hängen an einem Transport Agent im Exchange. Ein kumulatives Update von Exchange, ein Wechsel auf einen neueren Windows Server, eine Umstellung in der Transportkette: bei jedem dieser Schritte steht die Frage im Raum, ob der Agent noch trägt, und es gibt niemanden mehr, den man fragen kann. Dazu kommt der gewöhnliche Alltag: eine Vorlage, die im neuen Outlook anders aussieht, ein Bild, das bei einem Empfänger nicht geladen wird, ein Zertifikat, das erneuert werden muss.
Genau deshalb ist das Support-Ende ein Termin für die Planung und nicht für den Notfall.
Die drei Wege
In die Cloud des Herstellers. Der vom Hersteller vorgesehene Weg. Die Nachrichten verlassen dabei das Haus: sie werden über einen Transport Agent oder einen Connector durch die Rechenzentren des Anbieters geleitet und dort um die Signatur ergänzt. Die Personendaten stammen aus Entra ID, ein lokales Active Directory wird über Azure AD Connect dorthin abgeglichen. Wer beides ohnehin betreibt, hat den kürzesten Weg. Wer sein Verzeichnis bewusst nicht an die Microsoft-Cloud koppelt, hat hier eine Voraussetzung zu erfüllen, die er gerade vermeiden wollte.
Transportregeln in Exchange. Ohne zusätzliche Software, und für einen einheitlichen Rechtstext unter jeder Nachricht völlig ausreichend. Die Grenzen zeigen sich, sobald die Signatur persönlich werden soll. Eine Transportregel kennt keine Attribute des Verzeichnisses, sie hängt ihren Text unter zitierte Antworten, und mit Bildern, mehreren Sprachen und Ausnahmen wird die Regelmenge schnell unübersichtlich. Für eine Signatur mit Name, Titel, Abteilung und Durchwahl je Person ist es kein Ersatz.
Eine Lösung, die das lokale Verzeichnis direkt liest. Der dritte Weg behält die Personendaten dort, wo sie gepflegt werden.
Signatur aus dem lokalen Active Directory
Conbool geht diesen dritten Weg. Ausgehende Nachrichten laufen über das Gateway, dort entsteht die Signatur serverseitig, für jedes Gerät gleich und ohne Installation an einem Client. Der Exchange im Haus behält seinen MX, umgestellt wird allein der ausgehende Weg über einen Sendeconnector.
Die Felder für die Signatur kommen aus dem Verzeichnis des Unternehmens. Dafür läuft ein Agent auf einem Mitgliedsserver der Domäne, liest das Active Directory und meldet die Personen ausgehend an Conbool. Die Richtung ist der Punkt: es gibt keine eingehende Freigabe in der Firewall, keinen veröffentlichten Domänencontroller und keinen Zugang von außen in das Verzeichnis. Ein Verzeichnisabgleich mit der Microsoft-Cloud ist nicht nötig, Entra ID auch nicht.
Gelesen wird mit gewöhnlichen Leserechten. Für den Änderungsabgleich kommen zwei Rechte am Domänenkopf dazu, DS-Replication-Get-Changes und DS-Replication-Get-Changes-In-Filtered-Set. Das Recht, mit dem sich Kennwortdaten aus dem Verzeichnis lesen ließen, gehört ausdrücklich nicht dazu, und fehlen auch die beiden anderen, läuft der Agent ohne Änderungsabgleich weiter.
Aus dem Verzeichnis kommen Anzeigename, Titel, Abteilung, Telefon, Mobil, Büro und die Anschrift, dazu die Zweitadressen einer Person. Wer im Verzeichnis eine Durchwahl ändert, ändert damit die Signatur aller künftigen Nachrichten. Welches Attribut welches Feld füllt, lässt sich je Feld ändern, wenn ein Unternehmen andere Attribute pflegt. Die Einzelheiten stehen in der Doku zur Active-Directory-Anbindung.
Was bei der Ablösung zu klären ist
Vier Punkte entscheiden über den Aufwand.
Erstens die Vorlagen. Wer heute mehrere Sprachfassungen, Kampagnenbanner und Ausnahmen für interne Nachrichten pflegt, sollte diese Liste vor dem Wechsel zusammenstellen, nicht danach.
Zweitens die Funktionspostfächer. Ohne eine Regel, die sie erkennt, belegen Info-, Buchhaltungs- und Sammelpostfächer Plätze und bekommen persönliche Signaturen, die niemand haben will.
Drittens die Zweitadressen. Wer unter mehreren Adressen sendet, braucht die Aliase aus dem Verzeichnis, sonst bleibt die Signatur bei der zweiten Adresse aus.
Viertens der Ort der Verarbeitung. Für Unternehmen, die die Verarbeitung im eigenen Haus behalten müssen, gibt es Conbool auch als Installation im eigenen Rechenzentrum. Dann bleibt die gesamte Kette aus Verzeichnis, Gateway und Signatur unter eigener Kontrolle.
Ausgangspunkt
Wie die Anbindung im Einzelnen läuft, steht in der Doku zum Verzeichnis, der Vergleich der Anbieter im Vergleich mit Exclaimer.
