Aufbewahrungsfristen für Kanzleien, Praxen und Steuerberater: wenn das Berufsrecht länger verlangt als das Handelsrecht

Sechs, acht und zehn Jahre: das sind die Fristen aus Handelsgesetzbuch und Abgabenordnung, und sie gelten für jedes Unternehmen. Wer eine Kanzlei, eine Praxis oder ein Steuerbüro führt, ist damit aber erst zur Hälfte informiert. Über den allgemeinen Fristen liegt das Berufsrecht, und das verlangt an mehreren Stellen deutlich länger. Diese Fristen gelten für E-Mails genauso wie für die Papierakte, denn maßgeblich ist der Inhalt und nicht der Datenträger.

Die allgemeinen Fristen und was sich 2025 geändert hat, stehen im Beitrag zu den E-Mail-Aufbewahrungsfristen von 6, 8 und 10 Jahren. Dieser Text behandelt, was in Berufen mit Verschwiegenheitspflicht zusätzlich gilt.

Die berufsrechtliche Frist ersetzt die handelsrechtliche nicht

Das ist der Punkt, an dem in der Praxis am häufigsten falsch gerechnet wird. Die beiden Regelwerke stehen nebeneinander. Eine Rechnung an eine Mandantin ist ein Buchungsbeleg und unterliegt der steuerlichen Frist. Dieselbe Rechnung kann zugleich Teil der Handakte sein und damit der berufsrechtlichen Frist unterliegen. Maßgeblich ist immer die längere der beiden.

Praktisch bedeutet das: Ein Archiv, das nur die handels- und steuerrechtlichen Fristen kennt, löscht in Kanzleien und Praxen zu früh.

Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte

Für die Handakte gilt nach § 50 Absatz 1 BRAO eine Aufbewahrung von sechs Jahren nach Ende des Kalenderjahres, in dem das Mandat beendet wurde. Die Frist knüpft also nicht an den Zeitpunkt der einzelnen Nachricht an, sondern an das Mandatsende. Ein Schriftwechsel aus dem ersten Mandatsjahr, der zehn Jahre später endet, bleibt entsprechend länger im Bestand.

Für die E-Mail-Archivierung folgt daraus eine unbequeme Konsequenz: Eine Aufbewahrungsregel, die pauschal nach Nachrichtendatum löscht, passt nicht zur Systematik der BRAO. Wer das sauber abbilden will, braucht die Möglichkeit, Bestände mandatsbezogen zurückzuhalten.

Was für Kanzleien darüber hinaus bei der Verschlüsselung gilt, steht im Beitrag Müssen Anwälte ihre E-Mails verschlüsseln?

Steuerberaterinnen und Steuerberater

§ 66 Absatz 1 StBerG verlangt die Aufbewahrung der Handakten für zehn Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem der Auftrag beendet wurde. Auch hier ist der Anknüpfungspunkt das Mandatsende, nicht das Datum der einzelnen Unterlage.

Die Frist läuft damit vier Jahre länger als die anwaltliche und deckt sich in der Länge mit der handelsrechtlichen Frist für Bücher und Abschlüsse, beginnt aber zu einem anderen Zeitpunkt.

Ärztinnen und Ärzte

Für die Patientenakte gilt nach § 630f Absatz 3 BGB eine Aufbewahrung von zehn Jahren nach Abschluss der Behandlung, soweit nicht andere Vorschriften etwas anderes bestimmen. Und solche Vorschriften gibt es:

• Röntgenaufzeichnungen sind nach § 85 Absatz 2 StrlSchG zehn Jahre aufzubewahren.
• Aufzeichnungen über eine Behandlung mit ionisierender Strahlung laufen nach § 85 Absatz 3 StrlSchG dreißig Jahre nach der letzten Behandlung.

Dreißig Jahre sind in der E-Mail-Archivierung eine Ansage. Wer Befunde oder Behandlungsdokumentation per Mail austauscht, sollte prüfen, ob das Archiv Aufbewahrungsfristen dieser Länge überhaupt zusichert und was das für den Speicherbedarf bedeutet.

Die Anforderungen an den geschützten Versand behandelt die Seite zur E-Mail-Sicherheit für Arztpraxen.

Die Fristen im Überblick

Was das für das Archiv bedeutet

Drei Anforderungen ergeben sich aus dieser Gemengelage, und keine davon erfüllt ein Archiv automatisch.

Die Frist muss am Vorgang hängen, nicht an der Nachricht. Solange eine Aufbewahrungsregel nur das Nachrichtendatum kennt, lässt sich „sechs Jahre nach Mandatsende" technisch nicht abbilden. Es braucht die Möglichkeit, Bestände gezielt zurückzuhalten, bis der Vorgang abgeschlossen ist.

Die längste Frist gewinnt. Wo handels-, steuer- und berufsrechtliche Fristen zusammentreffen, entscheidet die längste. Ein Archiv, das mehrere Fristen nebeneinander führen kann, verhindert, dass eine kurze Regel eine lange aushebelt.

Löschen muss genauso belegbar sein wie Aufbewahren. Die DSGVO verlangt, dass Daten nicht länger als nötig vorgehalten werden. Nach Fristablauf ist das Archiv also nicht nur berechtigt, sondern verpflichtet zu löschen. Wie sich das mit der Aufbewahrungspflicht verträgt, steht im Beitrag zu Löschpflicht und GoBD-Aufbewahrung.

Wie sich Fristen je Dokumentart trennen und revisionssicher durchsetzen lassen, zeigt die Seite zur revisionssicheren E-Mail-Archivierung.

Häufig gestellte Fragen

Gelten die berufsrechtlichen Fristen auch für E-Mails?

Ja. Maßgeblich ist der Inhalt einer Unterlage, nicht ihre Form. Gehört eine E-Mail inhaltlich zur Handakte oder zur Patientenakte, unterliegt sie derselben Frist wie ein Papierdokument gleichen Inhalts.

Wann beginnt die Frist bei einem laufenden Mandat?

Bei Handakten nach BRAO und StBerG erst mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem das Mandat endet. Bei einem über Jahre laufenden Mandat bleibt deshalb auch alter Schriftwechsel im Bestand, obwohl er nach reinem Nachrichtendatum längst gelöscht werden dürfte.

Was gilt, wenn zwei Fristen zusammentreffen?

Die längere. Eine Rechnung in der Handakte einer Steuerkanzlei unterliegt sowohl der steuerlichen Frist für Buchungsbelege als auch der Frist aus § 66 StBerG; aufbewahrt wird, bis die letzte davon abgelaufen ist.

Darf nach Fristablauf gelöscht werden?

Nicht nur dürfen, in der Regel müssen. Die DSGVO verlangt, personenbezogene Daten zu löschen, sobald der Zweck entfallen ist und keine Aufbewahrungspflicht mehr besteht. Ein Archiv sollte den Ablauf deshalb nachvollziehbar protokollieren.

Ersetzt die berufsrechtliche Frist die handelsrechtliche?

Nein, sie tritt daneben. Beide Regelwerke gelten unabhängig voneinander, und die jeweils längere Frist bestimmt, wie lange aufbewahrt wird.

Dieser Beitrag gibt den Stand vom September 2026 wieder und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall. Kammern und Aufsichtsbehörden können für einzelne Konstellationen abweichende Anforderungen stellen.