Email archiving software: selection, vendors and criteria

Voor zakelijke e-mail wel. Zakelijke correspondentie en boekingsstukken vallen onder de bewaarplicht uit art. III.86 WER en art. 315 WIB 92. Daarnaast verlangen de eisen van de FOD Financiën aan een digitale administratie onveranderbaarheid en navolgbaarheid. Post alleen in de postbus laten staan volstaat daarvoor niet.

Afhankelijk van de inhoud zeven of tien jaar: de boekhouding met de zakelijke correspondentie zeven jaar volgens art. III.86 WER, en de fiscale bewaartermijn tien jaar volgens art. 315 WIB 92 en art. 60 van het Btw-Wetboek. De termijn begint na afloop van het boekjaar waarin het stuk is ontstaan.

Beide kan. Bepalend zijn de plaats van de gegevens, de partij in het contract en het werk aan het beheer. Conbool Archive draait in de cloud in de EU of volledig op eigen apparatuur vanuit dezelfde broncode, zodat u zich niet vroeg hoeft vast te leggen.

Alleen wanneer het bericht vóór het archiveren ontsleuteld beschikbaar is. Conbool ontsleutelt S/MIME en PGP op de gateway en archiveert de leesbare tekst er doorzoekbaar bij; het versleutelde origineel blijft in de postbus staan.

Gebruikelijk is een licentie per postbus, soms met een jaarlijkse optie op updates. De totale prijs hangt af van het aantal postbussen, de manier van draaien en de modules. Conbool Archive hoort bij de suite en wordt per postbus gerekend, met modules die u kunt bijboeken.

Voer de oude verzameling uit als losse berichten of als bestand en lees haar op de server in. Het vastleggen van de nieuwe post zet u er parallel naast, en de oude oplossing gaat pas uit nadat de volledigheid is getoetst.