E-mailarchiveringvoor accountants-en advieskantoren.
Voor de communicatie met cliënten en voor de stukken die daarbij horen gelden strenge bewaartermijnen. Conbool Archive bewaart elke zakelijke e-mail controleerbaar volgens art. III.86 WER en art. 315 WIB 92, waarborgt het beroepsgeheim uit art. 458 Sw. en draait in rekencentra in de EU, in de cloud of volledig op eigen apparatuur.
E-mailarchivering voor accountants- en belastingadvieskantoren
Controleerbare archivering van de communicatie met cliënten, afgestemd op de eisen in de advies- en accountancypraktijk.
Waarom kantoren moeten archiveren.
Waar het in een kantoor op aankomt
Drie punten die voor accountants, belastingadviseurs en advocaten extra tellen.
Bestand tegen een controle
Elk bericht van of aan een cliënt en elk stuk onveranderbaar bewaard, met een termijn die vanzelf loopt en met sluitend bewijs voor een boekenonderzoek.
Geheimhouding
Versleutelde communicatie met cliënten blijft beschermd. De toegang verloopt beheerst, met vrijgave door een tweede persoon bij gevoelige afgifte en met een logboek dat u kunt aanzetten.
Europäischer Anbieter
EU-Rechenzentren, europäischer Vertragspartner und ein im Auftragsverarbeitungsvertrag benannter Datenstandort, für Kanzleien mit hohen Vertraulichkeitsanforderungen ein Muss.
Alles wat archivering in een kantoor nodig heeft
Van het vastleggen tot het boekenonderzoek.
Sluitend vastleggen
Inkomende, uitgaande en interne communicatie met cliënten, in de mailstroom zelf of via een journaal uit Microsoft 365.
Termijnen die vanzelf lopen
Klassen voor bewaren volgens art. III.86 WER en art. 315 WIB 92, met regels per postbus of afdeling, en met vastgelegd verwijderen na afloop.
Revisionssicher (WORM)
Unveränderbare Ablage, im Compliance-Tarif mit Object-Lock, gesichert über eine extern verankerte Hash-Kette.
Schnelle Recherche
Volltextsuche über Betreff, Inhalt und Anhänge – auch über verschlüsselte Mandantenmail, die das Gateway entschlüsselt.
Kontrollierte Herausgabe
eDiscovery mit Fällen, Sperren und Vier-Augen-Freigabe, für Anfragen von Klienten, Gerichten oder der Abgabenbehörde.
Altbestand übernehmen
Bestehende Archive aus PST, MBOX und EML serverseitig einlesen, Integritätsnachweis per SHA-256.
Waarom Conbool voor een kantoor
Vier redenen die in de advies- en accountancypraktijk de doorslag geven.
Binnen de EU in plaats van bij een Amerikaans concern
Een Europese partij in het contract en rekencentra in de EU. Bij hoge vertrouwelijkheid is dat een wezenlijk verschil met aanbieders met een moederbedrijf buiten de EU.
Versleutelde post doorzoekbaar
Post met S/MIME en PGP die de gateway heeft ontsleuteld, wordt er in leesbare tekst doorzoekbaar bij gearchiveerd; het origineel blijft versleuteld in de postbus.
Ook interne post volledig
Ook het interne overleg binnen het team wordt via het journaal vastgelegd, niet alleen het verkeer met cliënten.
Cloud oder On-Premise
Dieselbe Lösung in der EU-Cloud oder im eigenen Haus – die Kanzlei entscheidet, ohne die Architektur zu wechseln.
In drie stappen klaar
1. Aansluiten
Microsoft 365 aansluiten met een journaalregel of via de gateway. Het vastleggen begint zonder ingreep in de aflevering.
2. Termijnen instellen
De standaardtermijn en de regels vastleggen. Nieuwe post van cliënten krijgt vanzelf de passende klasse.
3. Altbestand übernehmen
Bestehende Archive importieren, Vollständigkeit prüfen, alte Lösung ablösen.
FAQ
Moeten kantoren e-mail archiveren?
Hoe lang gelden de termijnen?
Blijft de geheimhouding gewaarborgd?
Werkt dit met onze kantoorsoftware?
In de cloud of op een eigen server?
Hoe snel is het ingevoerd?
Archivering die een controle doorstaat.
Conbool Archive: controleerbaar volgens art. III.86 WER en art. 315 WIB 92, gehost in de EU en met het beroepsgeheim gewaarborgd. In 30 minuten getoond op uw eigen kantoor.