Eén handtekening.Elk apparaat.Centraal gestuurd.
Conbool Disclaimer zet e-mailhandtekeningen vanaf de server, los van het apparaat, het mailprogramma en het besturingssysteem. Eenvormig, juridisch bruikbaar en zonder dat de gebruiker iets hoeft te doen.
De centrale e-mailhandtekening: vanaf de server op elk apparaat
Wanneer medewerkers hun handtekening zelf bijhouden, ontstaan verschillen, ontbreken verplichte vermeldingen en loopt de huisstijl schade op. Handtekeningen centraal vanaf de server zetten lost dat bij de wortel op: de handtekening komt er pas bij het versturen op de server bij, of het bericht nu uit Outlook, van een telefoon of uit de browser komt.
Waarom losse handtekeningen misgaan
Iedereen houdt zijn eigen handtekening bij
Richt elke medewerker zijn eigen handtekening in, dan ontstaan er tientallen varianten. Verouderde telefoonnummers, verkeerde logo's en ontbrekende vermeldingen zijn eerder regel dan uitzondering.
Verplichte vermeldingen ontbreken
Zakelijke post moet volgens art. III.25 WER en art. 2:20 WVV bepaalde gegevens bevatten. Ontbreken die in de handtekening, dan kan wie namens de vennootschap optreedt persoonlijk worden aangesproken, zeker wanneer niet elk programma goed is ingesteld.
Medewerkers vergeten of wijzigen
Nieuwe mensen richten hun handtekening verkeerd in en anderen wijzigen haar naar believen. Op een telefoon ontbreekt zij vaak helemaal. De IT heeft geen grip op de uitkomst.
Hoe de centrale handtekening technisch werkt
Conbool Disclaimer zet handtekeningen vanaf de server, nadat de gebruiker heeft verstuurd maar vóór de aflevering bij de ontvanger.
Toepassen op de server
De handtekening komt er op de mailserver bij, niet in het programma. Dat betekent geen uitbreiding in Outlook, geen uitrol via groepsbeleid en geen afhankelijkheid van lokale instellingen. Desgewenst verschijnt zij ook in de eigen kopie in de map Verzonden.
Los van het apparaat
Of het nu Outlook op de computer, Apple Mail, webmail of een telefoon is: de handtekening komt er altijd hetzelfde bij, omdat zij pas op de server wordt toegevoegd.
Niet te wijzigen
Medewerkers kunnen de handtekening niet aanpassen, verwijderen of omzeilen. Wat centraal is vastgelegd, wordt centraal toegepast. Daarmee is de naleving geborgd.
Vanzelf afgestemd met de directory
Gegevens zoals de naam, de afdeling, het telefoonnummer en de functietitel komen vanzelf uit Active Directory of Entra ID. Niets met de hand bij te werken.
Werkt ook op mobiel
Op een telefoon gaat post vaak zonder handtekening de deur uit. Doordat de server haar toevoegt, krijgt ook mobiele post de volledige, juiste handtekening.
Meteen uitgerold
Een nieuwe handtekening of een wijziging geldt meteen voor iedereen. Geen wachten op updates, geen herstart van Outlook en geen opleiding nodig.
Waarom vanaf de server in plaats van sjablonen in Outlook?
Handtekeningen op de werkplek kennen wezenlijke zwaktes. Toepassen op de server neemt die alle weg.
Geen uitbreiding op de werkplek nodig
Uitbreidingen in Outlook moeten worden geïnstalleerd, bijgewerkt en onderhouden. Bij updates of een nieuwe versie van Outlook gaan ze regelmatig stuk. Handtekeningen vanaf de server vragen geen installatie op het apparaat.
Werkt op elk apparaat
Sjablonen in Outlook werken alleen in Outlook op de computer. De webversie, Apple Mail, programma's op Android en apps van derden blijven zonder handtekening. Vanaf de server wordt elk uitgaand bericht meegenomen.
De gebruiker kan er niet bij
Bij een handtekening op de werkplek kan een medewerker haar verwijderen, wijzigen of een eigen gebruiken. Bij toepassing op de server is dat technisch uitgesloten.
Regels in de mailstroom in plaats van groepsbeleid
De handtekening komt erbij via regels in de mailstroom. Dat is betrouwbaarder dan groepsbeleid en werkt ook in gemengde omgevingen en in de cloud.
FAQ
Wat betekent een centrale e-mailhandtekening?
Werkt de centrale handtekening ook op een telefoon?
Kunnen medewerkers de centrale handtekening omzeilen?
Hoe komen de gegevens van medewerkers in de handtekening?
Wat is het verschil met beheer van e-mailhandtekeningen?
Werkt de centrale handtekening met Microsoft 365?
Kan centraal beheer ook zonder de MX om te zetten?
Handtekeningen centraal sturen, op elk apparaat.
Probeer Conbool Disclaimer dertig dagen gratis en ervaar hoe eenvoudig centrale handtekeningen kunnen zijn.