Disclaimer & E-Mail-Signaturen

Verwandeln Sie Ihre tägliche E-Mail-Kommunikation in einen starken Marketing-Kanal und sorgen Sie gleichzeitig für rechtliche Sicherheit.

Das Modul Disclaimer ermöglicht Ihnen das zentrale Management von E-Mail-Signaturen, rechtlichen Hinweisen und Marketing-Bannern für das gesamte Unternehmen. Schluss mit manuellen Outlook-Einrichtungen bei jedem einzelnen Mitarbeiter.

Der Überblick (Dashboard)

Wenn Sie das Modul öffnen, landen Sie auf der Übersichtsseite. Hier sehen Sie den aktuellen Status Ihrer E-Mail-Signaturen auf einen Blick:

• Vorlagen: Anzahl der erstellten Vorlagen mit direktem Link zur Vorlagenverwaltung.
• Routing: Anzahl der konfigurierten Routing-Regeln mit direktem Link zur Routingverwaltung.
• Einstellungen: Link zu den Disclaimer-Einstellungen (Firmendaten und Platzhalter).
• Firmendaten: Übersicht der hinterlegten Unternehmens- und Rechtsinformationen.

Die Bereiche im Detail

Um Ihre Signaturen einzurichten, folgen Sie idealerweise diesen Schritten:

1. Einstellungen

Der erste Schritt: Hinterlegen Sie hier Ihre zentralen Firmendaten (Adresse, Geschäftsführer, Handelsregister).

• Warum? Diese Daten werden global gespeichert. Ändert sich Ihre Telefonnummer, passen Sie diese nur hier an – alle Signaturen aktualisieren sich automatisch.

2. Vorlagen & Design

Der kreative Teil: Hier gestalten Sie das Aussehen Ihrer E-Mails.

• Nutzen Sie den Drag & Drop Editor für professionelle Layouts.
• Bauen Sie Platzhalter ({user.mobile}) ein, um Signaturen automatisch zu personalisieren.
• Verwalten Sie verschiedene Sprachen und Designs (z.B. Sales vs. Support).

3. Routing & Regeln

Die Steuerzentrale: Bestimmen Sie genau, wer wann welche Signatur erhält.

• Definieren Sie Regeln für Interne vs. Externe E-Mails.
• Weisen Sie unterschiedliche Signaturen basierend auf AD-Gruppen zu.
• Planen Sie zeitgesteuerte Aktionen (z.B. Weihnachtsgrüße nur im Dezember).

So starten Sie: Prüfen Sie zunächst Ihre Einstellungen und erstellen Sie anschließend Ihre erste Vorlage.