Routing & Regelwerk

Nachdem Sie Ihre Vorlagen erstellt haben, ist das Routing die Steuerzentrale. Hier definieren Sie präzise, wer (Absender), an wen (Empfänger), wann (Zeitraum) welche Signatur erhält.

Das System arbeitet dabei eine Prioritätenliste ab: Die oberste zutreffende Regel gewinnt.

Eine neue Route anlegen

Gehen Sie zu Disclaimer > Routing und klicken Sie auf das + Plus-Symbol. Ein Assistent führt Sie durch die 6 Schritte der Konfiguration.

1. Richtung

Entscheiden Sie zunächst über den Verkehrsfluss:

• Ausgehend (Standard): Für E-Mails, die Ihre Mitarbeiter an externe Empfänger oder Kunden senden. Hier greifen klassische Signaturen.
• Eingehend: Für E-Mails, die von außen in Ihr Unternehmen kommen.
  • Anwendungsfall: Warnhinweise wie "Vorsicht: Externe E-Mail" oder automatische Disclaimer für eingehende Support-Tickets.

2. Postfächer (Wer und an Wen?)

Hier filtern Sie granular, für welche Kommunikation die Regel gelten soll. Sie können Bedingungen für Absender und Empfänger definieren.

• Alle Postfächer: Die Regel gilt global.
• Individuelle Adresse: Gilt nur für spezifische User (z.B. ceo@firma.de).
• Gruppe: Gilt für ganze Abteilungen (z.B. "Sales Team"). Dies setzt voraus, dass Gruppen in Ihrem Verzeichnisdienst gepflegt sind.

Logik: Sie können definieren, ob eine Adresse entspricht (Match) oder entspricht nicht (Exclude). So können Sie z.B. eine Regel für "Alle" machen, aber den "Support" explizit ausschließen.

3. Vorlage & Sprachen

Dies ist der wichtigste Schritt. Hier verknüpfen Sie das Design mit der Route.

Sprach-Logik: Fügen Sie über + Sprache hinzufügen die gewünschten Sprachen hinzu (z.B. Deutsch und Englisch). Conbool prüft später, welche Sprache für den Empfänger relevant ist.

Signatur-Steuerung (Erste vs. Folgenachricht): Um endlos lange E-Mail-Verläufe ("Signatur-Türme") zu vermeiden, können Sie unterscheiden:

• Erste Nachricht: Hier wird meist die volle, große Signatur inkl. Logo und Disclaimer genutzt.
• Folgenachricht: Für Antworten im selben Thread wählen Sie oft eine gekürzte Variante (z.B. nur "Mit freundlichen Grüßen, Max Mustermann").

Platzierung:

• Unter der letzten Nachricht: Der Standard für normale Kommunikation. Die Signatur steht direkt unter Ihrer Antwort.
• Ganz unten im Verlauf: Der Disclaimer wird ans Ende der gesamten E-Mail-Kette gehängt.

4. Ausnahmen (Bypass)

Hier definieren Sie "Trigger", die das Anfügen einer Signatur verhindern. Das ist nützlich, um Konflikte zu vermeiden.

Bedingungen: Sie können den Betreff, den Body (Textinhalt) oder den Header scannen.

• Beispiel: Wenn der Betreff "Ticket#" enthält, soll kein Disclaimer angefügt werden, um das Ticketsystem nicht zu verwirren.
• Optionen: Sie können Groß-/Kleinschreibung ignorieren oder nur nach ganzen Wörtern suchen.

5. Zeitplan (Kampagnen)

Steuern Sie, wann die Regel aktiv ist.

• Immer: Die Standard-Einstellung für dauerhafte Signaturen.
• Zeitraum einschränken: Ideal für saisonale Marketing-Kampagnen.
  • Beispiel: Ein Banner "Besuchen Sie uns auf der Messe", das automatisch am Tag nach der Messe wieder verschwindet.

6. Abschluss & Priorität

Nach dem Speichern erscheint die Regel in der Übersichtliste.

Wichtig: Die Priorität (Index) Das System arbeitet die Liste von oben nach unten ab.

• Sobald eine Regel auf eine E-Mail zutrifft ("First Match"), wird diese angewendet und die Verarbeitung stoppt.
• Tipp: Platzieren Sie spezifische Regeln (z.B. "Nur für GF") immer über den allgemeinen Regeln (z.B. "Alle Mitarbeiter"), damit diese nicht von der allgemeinen Regel "verschluckt" werden.