auth:signIn
E-Mail-Archivierung

E-Mail-Archivierungfür Microsoft 365revisionssicher.

Archive erfasst alle ein- und ausgehenden sowie internen E-Mails aus Microsoft 365 Exchange Online und Exchange Server. Rechtssicher, durchsuchbar und ohne Connector-Zwang.

Archivierung startenDemo anfragen

Revisionssichere E-Mail-Archivierung für Microsoft 365 und Exchange

Archive archiviert den gesamten E-Mail-Verkehr aus Microsoft 365 Exchange Online und Exchange Server On-Premise revisionssicher. Eine Journalregel genügt, verschlüsselte Nachrichten werden im Klartext durchsuchbar abgelegt, der Betrieb erfolgt ausschließlich in EU-Rechenzentren.

Warum Microsoft-Bordmittel nicht ausreichen

Untersagt
Journaling in ein Exchange-Online-Postfach lässt Microsoft nicht zu
7 Jahre
Aufbewahrungspflicht für geschäftliche E-Mails nach § 212 UGB und § 132 BAO
CLOUD Act
US-Zugriff bleibt trotz EU-Rechenzentrum von Microsoft möglich
S/MIME
verschlüsselte Inhalte bleiben in Purview eDiscovery nicht durchsuchbar

Wie Microsoft 365 an Archive angebunden wird

Eine Journalregel genügt. Die Übergabe erfolgt verschlüsselt und ohne Connector-Zwang an ein dediziertes Archivziel außerhalb von Microsoft 365.

Journalregel statt Connector

Exchange Online stellt Journal-Reports über eine Journalregel an eine dedizierte Ingestion-Adresse von Archive zu. Ein zusätzlicher Connector ist nicht erforderlich.

Dediziertes externes Archivziel

Exchange Online stellt Journal-Reports nur an externe Archivsysteme zu. Ein Exchange-Online-Postfach kann nicht als Journalziel dienen. Genau diese Rolle übernimmt Archive.

Verschlüsselter Transport

Die Übergabe der Journal-Reports erfolgt verschlüsselt per TLS mit moderner Authentifizierung. Der gesamte Mailfluss bleibt dabei unangetastet.

Was Archive leistet

Vollständige Erfassung, revisionssichere Ablage und Volltextsuche für Microsoft 365 und Exchange On-Premise.

Vollständige Erfassung

Ein- und ausgehende sowie interne E-Mails werden lückenlos erfasst, unabhängig davon, ob sie über Exchange Online oder Exchange Server laufen.

Revisionssicher und unveränderbar

Jede Nachricht wird unveränderbar abgelegt und lässt sich nachträglich weder verändern noch löschen. Das Archiv ist auf revisionssichere Aufbewahrung ausgelegt.

Verschlüsselte Mails durchsuchbar

S/MIME-Inhalte, die das Gateway entschlüsselt, werden im Klartext durchsuchbar archiviert. Vom Gateway entschlüsselte Kommunikation bleibt so im Volltext auffindbar.

Hybrid parallel erfasst

Exchange Online und Exchange SE On-Premise werden parallel erfasst und dedupliziert. Jede E-Mail liegt am Ende genau einmal im Archiv.

Migration von Altbeständen

PST-Altbestände und Archivpostfächer werden geführt übernommen, ohne dass eine Outlook-Installation erforderlich ist.

Betrieb in EU-Rechenzentren

Der Betrieb erfolgt ausschließlich in EU-Rechenzentren bei einem europäischen Anbieter, ohne Abhängigkeit von US-Cloud-Anbietern.

Was Archive von Microsoft-Bordmitteln unterscheidet

Microsoft Purview und Exchange Online Archiving decken andere Aufgaben ab. Archive ist ein getrenntes, revisionssicheres Archiv.

Echtes Archiv statt Speicher-Tier

Das In-Place-Archiv in Exchange Online ist eher ein zusätzliches Speicher-Tier pro Postfach. Archive ist ein davon getrenntes, revisionssicheres Archiv für die gesamte Organisation.

Zulässiges externes Journalziel

Journaling in ein Exchange-Online-Postfach ist untersagt. Archive dient über eine dedizierte Ingestion-Adresse als zulässiges externes Journalziel.

Verschlüsselte Inhalte durchsuchbar

In Purview eDiscovery werden S/MIME-Inhalte nicht unterstützt. Archive archiviert den vom Gateway entschlüsselten Klartext und macht diese Nachrichten durchsuchbar.

Datenhoheit in der EU

Der US CLOUD Act betrifft Microsoft trotz EU-Rechenzentrum. Archive läuft ausschließlich in EU-Rechenzentren bei einem europäischen Anbieter ohne US-Konzernmutter.

In drei Schritten zur revisionssicheren Archivierung

1

Journalregel einrichten

In Exchange Online wird eine Journalregel auf die dedizierte Ingestion-Adresse von Archive gesetzt. Der Transport läuft verschlüsselt per TLS.

2

Altbestände übernehmen

PST-Dateien und Archivpostfächer werden geführt migriert und dedupliziert, ohne Outlook-Installation.

3

Durchsuchen und nachweisen

Alle E-Mails stehen revisionssicher und im Volltext durchsuchbar bereit, einschließlich vormals verschlüsselter Nachrichten.

Was das Gesetz von einem Archiv in Microsoft 365 verlangt

Die Pflicht trifft das Unternehmen, nicht den Betreiber des Postfachs. Ob die Postfächer in Exchange Online oder auf eigener Hardware liegen, ändert weder an den Fristen noch an der Unveränderbarkeit etwas.

Sieben Jahre, und wann es länger wird

Bücher, Aufzeichnungen, Belege sowie empfangene und abgesandte Geschäftsbriefe sind sieben Jahre aufzubewahren. Maßgeblich sind § 212 UGB und § 132 Abs. 1 BAO. Für Unterlagen zu Grundstücken gilt nach § 18 Abs. 10 UStG eine Frist von bis zu 22 Jahren, und bei einem anhängigen Verfahren läuft die Frist weiter. Eine E-Mail unterliegt denselben Regeln wie ein Brief auf Papier.

Unveränderbar heißt nachweisbar unverändert

Die §§ 131 und 132 BAO verlangen, dass eine aufbewahrungspflichtige Nachricht vollständig, richtig und unveränderbar erhalten bleibt und dass jede Veränderung erkennbar wird. Ein Postfach erfüllt das nicht: Wer darauf zugreift, kann eine Nachricht verschieben, bearbeiten oder löschen, und das bleibt unbemerkt.

Vollständig heißt auch intern

Aufbewahrungspflichtig ist nicht nur, was das Unternehmen verlässt. Eine interne Nachricht zwischen zwei Postfächern derselben Domäne kann denselben Inhalt tragen wie ein Handelsbrief und fällt dann unter dieselbe Pflicht. Eine Journalregel in Exchange Online erfasst ein- und ausgehende sowie interne Nachrichten in einem Durchlauf. Ein Mitschnitt, der nur am Übergabepunkt nach außen sitzt, sieht den internen Verkehr nie.

Die Verfahrensdokumentation gehört dazu

Für die Nachvollziehbarkeit braucht es eine Dokumentation, aus der hervorgeht, wie das Verfahren arbeitet und wie die Unveränderbarkeit sichergestellt wird. Sie beschreibt den Weg der Nachricht von der Entstehung über die Erfassung und die Ablage bis zur Löschung nach Fristablauf. Ein Archiv, das diese Dokumentation mitliefert, erspart der Abgabenbehörde und der internen Revision die Rekonstruktion.

FAQ

Kan een postbus in Exchange Online als journaalbestemming dienen?
Nee. Exchange Online staat een journaal naar een postbus in Exchange Online niet toe. Journaalberichten gaan uitsluitend naar een archiefsysteem buiten de omgeving. Precies die rol vervult Archive met een eigen ontvangstadres.
Hoe wordt Microsoft 365 op Archive aangesloten?
Met een journaalregel in Exchange Online die alle inkomende, uitgaande en interne post doorstuurt naar het eigen ontvangstadres van Archive. Het transport loopt versleuteld met TLS en met moderne verificatie, zonder verplicht koppelstuk.
Waarin verschilt Archive van de archieffuncties van Microsoft?
Het archief binnen Exchange Online is vooral extra opslag bij een postbus, een journaal naar een postbus daar is niet toegestaan, en inhoud met S/MIME wordt in de eigen zoekfunctie niet ondersteund. Archive is een apart archief dat een controle doorstaat en dat door de gateway ontsleutelde inhoud doorzoekbaar maakt.
Wordt versleutelde post doorzoekbaar gearchiveerd?
Ja. Archive bewaart de ontsleutelde leesbare tekst, zodat ook post met S/MIME in de volledige tekst doorzoekbaar blijft. In de eigen zoekfunctie van Microsoft wordt die inhoud niet ondersteund.
Werkt dit ook bij een gemengde opzet met Exchange Online en een eigen server?
Ja. Exchange Online en een eigen Exchange worden naast elkaar vastgelegd. Berichten die in beide omgevingen voorkomen, worden ontdubbeld, zodat elk bericht maar één keer in het archief staat.
Waar staan de gearchiveerde gegevens?
Uitsluitend in rekencentra in de EU bij een Duitse aanbieder. De Amerikaanse CLOUD Act raakt Microsoft ook bij een rekencentrum in de EU; Archive valt daar niet onder.
Is het archief binnen Exchange Online voldoende om een controle te doorstaan?
Nee. Het archief binnen Exchange Online is extra opslag bij de postbus en geen archief in de zin van de bewaarplicht. Het blijft binnen het bereik van de eigenaar van de postbus, verhuist en verdwijnt met de postbus mee en toont een latere wijziging niet aan op de manier die bij een controle wordt verwacht. Daarvoor is opslag buiten de postbus nodig.
Hoe lang moet post uit Microsoft 365 bewaard blijven?
Zeven jaar voor de boekhouding en de zakelijke correspondentie die erbij hoort volgens art. III.86 WER, en tien jaar voor de fiscale bewaartermijn van art. 315 WIB 92 en art. 60 van het Btw-Wetboek. Voor stukken over onroerende goederen loopt de termijn mee met de herzieningstermijn van vijftien jaar uit het Btw-Wetboek. De termijn begint na afloop van het boekjaar waarin het bericht is ontstaan. Waar de postbus draait, doet daarvoor niet ter zake.
Voldoet Microsoft 365 uit zichzelf aan de bewaarplicht?
Niet zonder archief. Microsoft 365 bewaart berichten, maar de regels verlangen daarnaast volledigheid, onveranderbaarheid en navolgbare vastlegging gedurende de hele termijn. Bewaarbeleid voorkomt verwijderen, maar vervangt de onveranderbare opslag niet en toont niet aan dat er tussen binnenkomst en controle niets is gewijzigd.
Vervangt bewaarbeleid in Microsoft 365 een archief?
Nee. Bewaarbeleid houdt berichten vast in de postbus of in een herstelgebied en beschermt ze tegen verwijderen. Het legt ze niet buiten de omgeving die ze heeft gemaakt, en het helpt niet wanneer die omgeving zelf niet meer bereikbaar is. Een apart archief scheidt het bewaren van het dagelijks gebruik.

Revisionssichere Archivierung für Microsoft 365.

Archive erfasst den gesamten E-Mail-Verkehr aus Exchange Online und Exchange On-Premise, macht verschlüsselte Inhalte durchsuchbar und läuft in EU-Rechenzentren.

Archivierung startenDemo anfragen
Conbool ArchiveArchivierung nach der BAOMailGuard entdeckenMicrosoft 365 E-Mail-Sicherheit