Das Einschreiben,für E-Mail.
Beim Einschreiben quittiert der Empfänger. Bei E-Mail quittiert sein Server, und genau darauf kommt es rechtlich an. SecureMail hält diese Quittung fest, dazu Hashwerte, Verbindungsart und jede Öffnung im Nachrichtenportal, in einer Protokollierung, die sich nachträglich nicht glätten lässt.
- Empfänger
- kanzlei@example.de
- Übergabe
- mx01.example.de
- Antwort
- 250 2.6.0
- Vorgangsnummer dort
- 67057324398940
- Verbindung
- DANE, TLSA geprüft
- Im Portal geöffnet
- 2026-09-12 16:37 UTC
- Hash der Bytes
- 4ed514cab04b137d050d895804aad3d7
8c6fab84cc8aff0f0458fb55c65f8f6d
Einschreiben per E-Mail: Zustellnachweis mit Beweiskraft
Ein elektronisches Einschreiben ist kein Produkt der Post, sondern eine Frage der Protokollierung. Wer belegen muss, dass eine Nachricht angekommen ist, braucht die Antwort des empfangenden Servers, den Hashwert des übergebenen Inhalts und ein Protokoll, das sich nachträglich nicht ändern lässt. Genau das erzeugt Conbool SecureMail für jede Nachricht, ohne dass der Empfänger etwas tun muss.
Warum die üblichen Wege nicht tragen.
Der Screenshot aus dem Postausgang
Belegt, dass Sie abgeschickt haben. Über das Ankommen sagt er nichts, und genau das ist die Frage im Streitfall.
Die Lesebestätigung
Kommt nur, wenn der Empfänger sie sendet. Er darf sie ablehnen, viele Programme senden grundsätzlich keine, und Sie erfahren nicht einmal davon.
Keine Fehlermeldung erhalten
Ist kein Nachweis. Eine Nachricht kann im Filter hängen, in der Quarantäne landen oder von einer Regel verschoben werden, ohne dass der Absender das je erfährt.
Das Logfile vom Server
Enthält oft das Richtige, lässt sich aber nachträglich bearbeiten. Der Einwand kommt zuverlässig, sobald es darauf ankommt.
Drei Punkte, die den Unterschied machen, und die zugleich erklären, worauf ein brauchbarer Nachweis abzielen muss.
Der Mailserver ist der Machtbereich
Eine E-Mail im unternehmerischen Geschäftsverkehr gilt als zugegangen, wenn sie innerhalb der üblichen Geschäftszeiten auf dem Mailserver des Empfängers abrufbereit bereitliegt. Ob sie gelesen wurde, spielt dafür keine Rolle.
BGH, Urteil vom 06.10.2022, VII ZR 895/21
Die Beweislast liegt beim Absender
Wer sich auf den Zugang beruft, muss ihn beweisen, und zwar vollständig. Das Absenden allein genügt dafür nicht.
§ 130 Abs. 1 BGB
Kein Anscheinsbeweis für die einfache E-Mail
Für eine einfache E-Mail ohne Bestätigung gibt es keinen Beweis des ersten Anscheins für den Zugang, auch dann nicht, wenn keine Unzustellbarkeitsnachricht zurückkam.
OLG Rostock, Beschluss vom 03.04.2024
Diese Seite gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung. Wie ein Gericht einen Nachweis im Einzelfall würdigt, hängt vom Sachverhalt ab.
So entsteht der Nachweis
Vier Schritte, von denen der Absender drei nicht bemerkt.
Senden wie immer
Aus Outlook, aus jedem Programm, über das Gateway. Keine zusätzliche Software beim Absender, kein Konto beim Empfänger.
Übergabe wird quittiert
Der empfangende Server nimmt die Nachricht an und antwortet mit einem Statuscode und einer eigenen Vorgangsnummer. Beides wird festgehalten, dazu Zeitpunkt, Verbindungsart und der Hashwert der übergebenen Bytes.
Öffnen wird protokolliert
Läuft die Nachricht über das Nachrichtenportal, wird jede Öffnung und jeder Abruf einer Anlage mit Zeitpunkt und IP-Adresse festgehalten. Der Empfänger kann das nicht ablehnen, weil nicht sein Programm meldet, sondern das Portal protokolliert.
Nachweis erzeugen
Aus der Kette entsteht ein Nachweisdokument als PDF, auf Abruf in der Nachrichtenverfolgung oder automatisch per E-Mail, sofort oder als Tagesübersicht.
Was im Nachweisdokument steht
Kein Vermerk, sondern die Angaben, aus denen sich der Vorgang rekonstruieren lässt.
Die Nachricht
Absender, Empfänger, Betreff, Größe, Zeitpunkt und das Verfahren, mit dem sie gesichert wurde: S/MIME, OpenPGP, passwortgeschütztes PDF oder Nachrichtenportal.
Die Übergabe
Name des Zielservers, SMTP-Antwortcode, erweiterter Statuscode, Zeitpunkt und die Vorgangsnummer, die der Zielserver selbst vergeben hat.
Die Verbindung
TLS, MTA-STS oder DANE, mit der Angabe, ob die Verschlüsselung zwingend war und ob das Ziel über seinen TLSA-Eintrag geprüft wurde.
Die Unverändertheit
SHA-256 der übergebenen Bytes, der abgelegten Nachricht und jeder einzelnen Anlage.
Der Verlauf
Jedes Ereignis mit Zeitpunkt, handelnder Person und dem Hashwert des Ketteneintrags: Annahme, Zustellung, Öffnung im Portal, Abruf von Anlagen, Einsicht durch die Verwaltung.
Die Prüfung der Kette
Das Dokument rechnet die gesamte Kette nach und weist das Ergebnis aus, samt Zeitpunkt des letzten Siegels. Eine nachträgliche Änderung fiele hier auf.
Ein Protokoll, das sich bearbeiten lässt, ist im Streitfall angreifbar. Deshalb wird es verkettet und gesiegelt.
Jeder Eintrag kennt seinen Vorgänger
Jeder Eintrag trägt den Hashwert des vorherigen. Wird ein Eintrag nachträglich geändert, sind alle folgenden rechnerisch ungültig, und die Prüfung schlägt fehl.
Der Kopf wird gesiegelt
Viertelstündlich wird der Kopf der Kette festgehalten und das Siegel unveränderbar abgelegt. Damit lässt sich auch die Kette selbst nicht mehr geschlossen neu schreiben.
Nichts wird überschrieben
Die Protokollierung nimmt nur an, sie ändert und löscht nicht. Auch die Verwaltung kann keinen Eintrag entfernen, sie kann nur einen neuen erzeugen.
Aufbewahrung getrennt geregelt
Die Kette unterliegt nicht der Aufbewahrungsfrist der Nachrichten. Für einen laufenden Rechtsstreit setzen Sie eine Beweissicherung, die das Löschen für einen Zeitraum aussetzt.
Was es nicht ist
Drei Abgrenzungen, damit niemand mehr erwartet, als der Nachweis trägt.
Kein Einschreiben der Post
Es gibt keinen Zusteller und keine Unterschrift des Empfängers. Belegt wird die Übergabe an seinen Mailserver, und im Nachrichtenportal zusätzlich die Öffnung.
Kein qualifizierter Zeitstempel
Die Zeitangaben stammen aus dem Betrieb des Dienstes, nicht von einem qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter nach eIDAS. Wer das braucht, braucht zusätzlich einen Vertrauensdienst.
Keine qualifizierte Signatur
Für die Beweiskraft privater Urkunden nach § 371a ZPO ist eine qualifizierte elektronische Signatur nötig. Der Zustellnachweis ersetzt sie nicht.
Kein Öffnungsnachweis im Postfach
Geht eine Nachricht per S/MIME oder OpenPGP direkt ins Postfach, ist die Zustellung belegbar, das Öffnen dort aber für niemanden sichtbar, auch nicht für uns.
Häufige Fragen
Ist ein Einschreiben per E-Mail rechtsgültig?+
Die Frage zielt meist auf zwei Dinge. Zum einen auf die Form: Wo das Gesetz Schriftform verlangt, genügt eine E-Mail nicht, unabhängig vom Nachweis. Zum anderen auf den Zugang: Dort gilt eine E-Mail im unternehmerischen Geschäftsverkehr als zugegangen, sobald sie zu den üblichen Geschäftszeiten auf dem Mailserver des Empfängers abrufbereit bereitliegt. Genau diesen Zeitpunkt belegt der Zustellnachweis, mit der Quittung des empfangenden Servers.
Was ist der Unterschied zur Lesebestätigung?+
Die Lesebestätigung sendet das Mailprogramm des Empfängers, freiwillig. Er kann sie ablehnen, und viele Programme senden grundsätzlich keine. Der Zustellnachweis entsteht dagegen auf unserer Seite, aus der Antwort des empfangenden Servers. Er braucht keine Mitwirkung des Empfängers.
Muss der Empfänger etwas installieren oder sich registrieren?+
Nein. Für den Zustellnachweis muss der Empfänger gar nichts tun. Soll auch das Öffnen belegt werden, läuft die Nachricht über das Nachrichtenportal: Der Empfänger öffnet dort einen Link, ohne Konto und ohne Registrierung.
Was kostet ein einzelner Nachweis?+
Nichts zusätzlich. Der Nachweis entsteht für jede Nachricht, die über SecureMail läuft, und ist Teil des Moduls. Es gibt keine Abrechnung je Sendung wie beim Einschreiben.
Können wir den Nachweis nur für bestimmte Absender einschalten?+
Ja. Die Protokollierung läuft immer mit, der automatische Versand des Nachweises lässt sich dagegen eingrenzen: auf ausgewählte Absenderadressen oder auf Gruppen, etwa nur die Rechtsabteilung. Auch der Zeitpunkt ist wählbar, sofort nach dem Ereignis oder als Tagesübersicht.
Wie unterscheidet sich das von De-Mail?+
De-Mail ist ein gesetzlich geregeltes Verfahren mit akkreditierten Anbietern und eigenen Postfächern auf beiden Seiten. Der Zustellnachweis von SecureMail setzt kein besonderes Verfahren beim Empfänger voraus: Er funktioniert gegenüber jeder gewöhnlichen E-Mail-Adresse, hat dafür aber auch nicht die gesetzlichen Wirkungen, die an De-Mail geknüpft sind.
Wie lange bleibt der Nachweis verfügbar?+
Die Nachweiskette unterliegt nicht der Aufbewahrungsfrist der Nachrichten selbst, sie bleibt also erhalten, wenn der Inhalt längst gelöscht werden musste. Für einen laufenden Rechtsstreit setzen Sie zusätzlich eine Beweissicherung, die das Löschen für einen bestimmten Zeitraum oder für bestimmte Adressen aussetzt.
Gilt der Nachweis auch für verschlüsselte Nachrichten?+
Ja, und dort ist er besonders wichtig. Das Dokument weist aus, mit welchem Verfahren die Nachricht gesichert war, ob die Verbindung über DANE oder MTA-STS erzwungen wurde und welchen Hashwert die übergebenen Bytes hatten. Bei Zustellung über das Nachrichtenportal kommt die protokollierte Öffnung hinzu.
Am eigenen Fall prüfen
Sagen Sie uns, was Sie belegen müssen. Wir zeigen Ihnen an einer echten Nachricht, wie das Nachweisdokument dazu aussieht, und sagen Ihnen offen, wo es an seine Grenze kommt.