Quarantäne-Portal

Quarantäne-Portal – Verwaltung zurückgehaltener Nachrichten

Das Quarantäne-Portal bietet Administratoren und Endnutzern eine zentrale Oberfläche zur Verwaltung von E-Mails, die durch Sicherheitsrichtlinien zurückgehalten wurden.
Ob Spam-Verdacht, fehlgeschlagene Signaturprüfung oder Policy-Verstoß – alle quarantänierten Nachrichten können hier eingesehen, freigegeben oder endgültig gelöscht werden.

Zugang und Voraussetzungen

Das Portal ist unter dem Pfad /home/[account]/portal erreichbar und erfordert folgende Voraussetzungen:

1. Subscription-Berechtigung: Die Funktion securemail muss für das Konto aktiviert sein.
2. Benutzerberechtigungen: Je nach Rolle werden unterschiedliche Rechte benötigt:
   • portal.read – Lesender Zugriff auf quarantänierte Nachrichten
   • portal.manage – Verwaltung von Nachrichten (Freigabe, Löschung)
   • quarantine.manage – Vollständige Konfiguration der Quarantäne-Einstellungen, einschließlich Schwellenwerte und Benachrichtigungen

Administratoren mit quarantine.manage haben Zugriff auf alle Konten innerhalb ihrer Organisation. Endnutzer mit portal.read sehen ausschließlich die an sie adressierten Nachrichten.

Nachrichten suchen und filtern

Das Portal bietet leistungsstarke Such- und Filterfunktionen, um auch bei großem Nachrichtenaufkommen schnell die relevanten Einträge zu finden:

• Absender – Filtern nach der Absenderadresse oder -domäne
• Empfänger – Einschränkung auf bestimmte Zielpostfächer
• Betreff – Volltextsuche im Betrefffeld
• Zeitraum – Eingrenzung auf einen bestimmten Zeitraum
• Status – Filterung nach Zustand (z. B. ausstehend, freigegeben, abgelehnt)

Mehrere Filter können kombiniert werden, um gezielte Abfragen durchzuführen, beispielsweise: „Alle ausstehenden Nachrichten von einer bestimmten Domäne in den letzten 48 Stunden."

Aktionen auf Nachrichten

Für jede quarantänierte Nachricht stehen verschiedene Aktionen zur Verfügung:

1. Freigeben (Release) – Die Nachricht wird aus der Quarantäne entlassen und an den ursprünglichen Empfänger zugestellt. Administratoren können Freigabe-Schwellenwerte definieren, ab denen eine zusätzliche Bestätigung erforderlich ist.
2. Löschen (Delete) – Die Nachricht wird endgültig entfernt. Gelöschte Nachrichten können nicht wiederhergestellt werden.
3. Details anzeigen – Einsicht in die vollständigen Nachrichtendetails, einschließlich Header-Informationen, Zustellweg und dem Grund für die Quarantäne.
4. Thread-Antwort – Direktes Antworten auf eine quarantänierte Nachricht innerhalb des Portals, ohne diese vorab freigeben zu müssen.

Bei administrativ angeforderten Operationen (z. B. Massenfreigabe oder -ablehnung) greifen zusätzliche Schwellenwerte und Audit-Protokollierungen, die im Abschnitt Konfiguration beschrieben werden.

Digest-Benachrichtigungen

Endnutzer und Administratoren können regelmäßige Digest-E-Mails erhalten, die eine Zusammenfassung aller quarantänierten Nachrichten enthalten. Die Digest-Funktion umfasst:

• Konfigurierbares Intervall – Der Versandzeitpunkt lässt sich frei definieren (z. B. täglich, wöchentlich oder in benutzerdefinierten Intervallen).
• HTML-Vorlagen – Das Layout und der Inhalt der Digest-E-Mails können über HTML-Templates an das Corporate Design angepasst werden.
• Cron-gesteuerte Zustellung – Der Versand wird über Cron-Jobs gesteuert und lässt sich nahtlos in bestehende Automatisierungsprozesse integrieren.
• Spracheinstellungen – Die Sprache der Digest-E-Mails kann pro Konto oder global festgelegt werden.

Konfiguration und Einstellungen

Im Bereich Settings stehen Administratoren umfangreiche Konfigurationsmöglichkeiten zur Verfügung:

1. Aufbewahrungsdauer (Retention) – Festlegung, wie lange quarantänierte Nachrichten gespeichert werden, bevor sie automatisch ablaufen und gelöscht werden.
2. Kontingente pro Mitglied (Quotas) – Maximale Speichermenge oder Nachrichtenanzahl, die pro Benutzer in der Quarantäne vorgehalten wird. Die aktuelle Auslastung wird im Portal über ein Storage-Tracking angezeigt.
3. Benachrichtigungsvorlagen – Anpassung der HTML-Templates für Digest-E-Mails und Freigabe-Benachrichtigungen.
4. Freigabe-/Ablehnungsschwellenwerte – Schwellenwerte, ab denen Freigaben oder Ablehnungen eine zusätzliche Administratorbestätigung erfordern.
5. Zustellkanäle (Delivery Channels) – Konfiguration der Kanäle, über die freigegebene Nachrichten zugestellt werden.
6. Audit-Protokollierung – Aktivierung und Konfiguration der Protokollierung aller Quarantäne-Aktionen für Compliance-Nachweise.
7. Integritätseinstellungen – Sicherstellung der Unveränderlichkeit und Nachvollziehbarkeit aller Quarantäne-Operationen.

Administrator- und Endnutzeransicht

Das Portal unterscheidet zwischen zwei Ansichten:

• Administratoransicht – Vollständiger Überblick über alle quarantänierten Nachrichten aller Benutzer. Zugriff auf Konfiguration, Schwellenwerte, Analytics (Nachrichtenmetriken und Tracing) sowie Massenoperationen. Erfordert die Berechtigungen portal.manage und quarantine.manage.
• Endnutzeransicht – Beschränkter Zugriff auf die eigenen quarantänierten Nachrichten. Benutzer können Nachrichten einsehen, einzeln freigeben oder löschen und ihre Digest-Einstellungen anpassen. Erfordert die Berechtigung portal.read.

Analytics und Nachverfolgung

Administratoren erhalten über das Portal Zugang zu Nachrichtenmetriken, die Aufschluss über das Quarantäne-Aufkommen, häufige Quarantäne-Gründe und Trends geben. In Kombination mit dem Tracing-Tool lässt sich der vollständige Zustellweg einer Nachricht nachvollziehen – von der Annahme über die Quarantäne bis zur endgültigen Zustellung oder Löschung.