Conbool E-Mail-Security Suite

Die Conbool E-Mail-Security Suite kombiniert leistungsstarke Module, um Ihre Unternehmenskommunikation vollständig abzusichern und zu standardisieren:
SecureMail für ausgehende Verschlüsselung, MailGuard für eingehenden Schutz, SecureFiles für sicheren Großdatei-Versand, der Disclaimer/Signature Manager für zentrale Signaturen, Disclaimer und Branding – inklusive optionalem Outlook Add-in – sowie DMARC Reports für die Auswertung der Mail-Authentifizierung, die E-Mail-Archivierung für die revisionssichere Langzeitaufbewahrung von E-Mails, den Notfallbetrieb für den Zugriff während eines Ausfalls des Postfachsystems, Awareness für Phishing-Simulation und Schulung, 365 Backup für die Sicherung von Microsoft-365-Inhalten und Conbool Mail für Postfächer auf der eigenen Domäne.

Welche Module einem Kunden zur Verfügung stehen, richtet sich nach seiner Buchung und der daraus abgeleiteten Lizenz-Konfiguration. Bei Modulen mit einem Hinweis zur Verfügbarkeit entsteht der Anspruch auf Bereitstellung erst mit der Freischaltung für den jeweiligen Mandanten.

Conbool SecureMail – Automatisierte E-Mail-Verschlüsselung & -Signierung

Kategorie: Verschlüsselung & Signierung

• S/MIME-Verschlüsselung und Signierung für ausgehende E-Mails
• Entschlüsselung und Signaturprüfung eingehender E-Mails mit S/MIME
• PGP/OpenPGP-Verschlüsselung und -Signierung für ausgehende E-Mails
• Entschlüsselung und Signaturprüfung eingehender E-Mails mit PGP/OpenPGP
• Unterstützung modernster Protokolle (S/MIME, PGP, SMTP)
• Automatische Verifikation von DKIM und ARC-Ketten sowie Signierung
• Paralleler Einsatz und Routing von S/MIME & PGP gleichzeitig
• Granulare Kryptografie-Richtlinien
• Umfassende Algorithmus-Unterstützung (AES-GCM/CBC, RSA, ECC, SHA)
• Krypto-Status-Prüfbericht mit detaillierten Informationen
• Automatische Benachrichtigung bei Fehlern (Bounce-Mail, Log, Fehlercode)
• Optionale Signaturentfernung bei eingehenden E-Mails
• Betreffkommandozeilenbefehle (!encrypt, !sign, !portal usw.)
• Betreffmanipulation (z. B. [Signiert])
• Serverseitige Kryptographie-Operationen

Kategorie: Zertifikats- & Schlüsselverwaltung

• Zentrale Schlüssel- und Zertifikatsverwaltung
• Automatische S/MIME-Zertifikatserkennung und Speicherung aus eingehenden Mails
• Automatische PGP-Schlüsselerkennung und Speicherung aus eingehenden Mails
• Automatische Erstellung und Verlängerung von selbstsignierten Zertifikaten
• Automatische Anforderung und Verlängerung von Zertifikaten aus MPKIs
• Manueller Import und Export von Schlüsseln oder Zertifikaten
• LDAP-Abfrage von Schlüsseln und Zertifikaten
• Integration mit SwissSign MPKI
• Integration mit D-Trust MPKI
• Integrierte interne PKI
• Endbenutzerzertifikatsausstellung
• Unterstützung privater und öffentlicher Schlüsselpaare
• Zertifikatsanforderung, -erneuerung und -widerruf über das Portal

Kategorie: Sicheres Nachrichtenportal

• Schlüsselloses Nachrichtenportal für Empfänger ohne eigene Zertifikate
• Nahtlose Integration in den E-Mail-Workflow
• Verschlüsselte Nachrichtenspeicherung mit automatischer Löschung nach Ablauf
• Zeit- und herkunftsbeschränkter Zugriff ohne Drittparteien
• Nachvollziehbarer Nachrichtenstatus (offen, gelesen, abgelaufen)
• Portalbenachrichtigungen und Magic-Link-Authentifizierung

Conbool MailGuard – Spam- & Malware-Schutz

1. Leistungsgegenstand

MailGuard stellt Funktionen zur Verfügung, um eingehende E-Mails und ihre Bestandteile automatisiert zu analysieren und anhand definierter Regeln, Scores und Richtlinien zu verarbeiten.
Je nach Ergebnis der Prüfung können Nachrichten insbesondere:

• zugestellt,
• markiert,
• umgeschrieben,
• mit Präfixen oder Hinweisen versehen,
• in Quarantäne verschoben,
• zurückgewiesen,
• oder anderweitig gemäß den konfigurierten Richtlinien behandelt werden.

MailGuard dient der Risikoreduzierung im E-Mail-Verkehr und der Unterstützung betrieblicher Sicherheits- und Compliance-Prozesse.

2. Funktionsbereiche

2.1 Spam-, Phishing- und Bedrohungsbewertung

MailGuard kann eingehende Nachrichten anhand technischer, struktureller, reputationsbezogener, inhaltsbezogener und verhaltensbezogener Merkmale bewerten.

Unterstützte Funktionen können insbesondere sein:

• Echtzeitbewertung eingehender Nachrichten anhand definierter Prüfregeln
• Erkennung typischer Spam- und Phishing-Merkmale
• heuristische und signalbasierte Analyse verdächtiger Nachrichten
• KI-gestützte Bewertung potenzieller Bedrohungsindikatoren
• Prüfung von Headern, Envelope-Daten und Routing-Merkmalen
• Bewertung von Absender- und Zustellmerkmalen
• Analyse typischer Merkmale betrügerischer oder manipulativ gestalteter E-Mails
• Erkennung auffälliger Abweichungen zwischen sichtbaren und technischen Absenderinformationen
• Bewertung verdächtiger Formulierungen, Strukturen oder Täuschungsmuster, soweit technisch vorgesehen

Die Bewertung erfolgt auf Basis der jeweils aktivierten Prüfpfade und konfigurierten Schwellenwerte.

2.2 Reputations- und Infrastrukturprüfungen

MailGuard kann technische Informationen zur Bewertung der Herkunft und Vertrauenswürdigkeit eingehender Nachrichten heranziehen.

Hierzu können insbesondere gehören:

• Absenderreputationsbewertung
• Nutzung und Einbindung von RBL-/Blocklisten
• IP-basierte Prüfungen
• Reverse-DNS-Prüfung
• SPF-bezogene Prüfungen, soweit in der technischen Ausprägung vorgesehen
• DKIM-/ARC-bezogene Prüfungen, soweit vorgesehen
• Prüfung technischer Zustellauffälligkeiten
• Erkennung inkonsistenter oder ungewöhnlicher Zustellpfade
• Greylisting-Funktion
• Whitelist-/Blacklist-gestützte Entscheidungen
• kundenspezifische Freigabe-, Ausnahme- und Blocklisten

Die Aussagekraft solcher Prüfungen hängt auch von externen Datenquellen und deren Aktualität ab.

2.3 Linkschutz und URL-Bewertung

MailGuard kann in E-Mails enthaltene Links, Domains und Zieladressen analysieren und anhand konfigurierter Regeln bewerten.

Unterstützte Funktionen können insbesondere sein:

• Extraktion und Prüfung von URLs aus Nachrichteninhalten
• Bewertung sichtbarer und tatsächlich referenzierter Zieladressen
• Erkennung auffälliger, verschleierter oder umgeleiteter Links
• Prüfung von Linkmustern, URL-Strukturen und Ziel-Domains
• Einbeziehung von Reputationsinformationen zu Links oder Zielsystemen
• Erkennung typischer Phishing- oder Täuschungsmerkmale in Links
• Prüfung auf bekannte oder verdächtige URL-Kategorien
• Bewertung von Kurz-URLs, Redirects oder technisch auffälligen Weiterleitungen
• Richtlinienbasierte Behandlung von Links
• Optionale Umschreibung oder Kennzeichnung von Links, soweit konfiguriert
• Zeitversetzte oder zustellungsnahe Linkprüfung („Time-of-Click“ / nachgelagerte Bewertung), soweit technisch vorgesehen und aktiviert

Je nach Konfiguration können verdächtige oder regelwidrige Links markiert, protokolliert, umgeschrieben, blockiert oder anderweitig behandelt werden.

2.4 QR-Code-Erkennung und QR-bezogene Prüfungen

MailGuard kann in E-Mails eingebettete oder angehängte grafische Inhalte auf maschinenlesbare QR-Codes analysieren, soweit das entsprechende Modul aktiviert ist.

Unterstützte Funktionen können insbesondere sein:

• Erkennung von QR-Codes in unterstützten Bildformaten oder Dokumenteninhalten
• Extraktion der im QR-Code enthaltenen Zielinformationen
• Bewertung enthaltener URLs oder sonstiger kodierter Inhalte
• Einbeziehung der QR-Zielinformation in die Gesamtrisikobewertung
• Kennzeichnung oder gesonderte Behandlung von Nachrichten mit QR-basierten Zielverweisen
• Kombination der QR-Code-Prüfung mit Linkschutz- und Reputationsmechanismen

Die Erkennbarkeit von QR-Codes kann insbesondere von Bildqualität, Verschlüsselung, Einbettungsart, Format, Auflösung und Dokumentenstruktur abhängen.

2.5 Anhangsfilterung und Dateitypprüfung

MailGuard kann Dateianhänge anhand technischer und inhaltlicher Merkmale analysieren und gemäß Richtlinien behandeln.

Unterstützte Funktionen können insbesondere sein:

• Identifikation und Prüfung von Dateianhängen
• Dateityp- und MIME-Type-Bewertung
• Abgleich von Dateiendung und tatsächlichem Dateityp
• Erkennung auffälliger, unerwünschter oder richtlinienwidriger Dateiformate
• Filterung bestimmter Dateikategorien
• Prüfung eingebetteter oder verschachtelter Archivstrukturen, soweit technisch möglich
• Erkennung ausführbarer oder potenziell riskanter Dateitypen
• Richtlinien für bestimmte Dokument-, Skript-, Archiv- oder Binärformate
• Behandlung verschachtelter Archive bis zur konfigurierten Inspektionstiefe
• Entscheidungen abhängig von Dateiart, Struktur, Herkunft, Empfänger oder Policy

Je nach Konfiguration können Anhänge zugelassen, blockiert, entfernt, isoliert, umbenannt, markiert oder an alternative Prüfpfade weitergegeben werden.

2.6 Bereinigung / Sanitization von Anhängen und Inhalten

MailGuard kann – soweit aktiviert – bestimmte Dateitypen oder Inhalte automatisiert bereinigen oder neutralisieren, um Risiken aus aktiven oder unerwünschten Bestandteilen zu reduzieren.

Unterstützte Funktionen können insbesondere sein:

• Entfernung oder Neutralisierung aktiver Inhalte in unterstützten Dateiformaten
• Bereinigung bestimmter Office- oder Dokumentenbestandteile
• Entfernung eingebetteter aktiver Elemente, soweit technisch vorgesehen
• Reduktion riskanter Dateibestandteile im Rahmen unterstützter Sanitization-Verfahren
• Bereinigung auf Basis definierter Format- und Sicherheitsregeln
• Ersetzung ursprünglicher Anhänge durch bereinigte Versionen, soweit konfiguriert
• Kennzeichnung, Protokollierung oder Hinweistext bei bereinigten Inhalten
• alternative Behandlung bei fehlgeschlagener Bereinigung, z. B. Blockierung, Quarantäne oder Zustellung mit Hinweis

Die Bereinigungsfunktion ist auf unterstützte Dateiformate, Prüfpfade und Verfahren beschränkt.

2.7 Malware-bezogene Prüfungen

MailGuard kann Nachrichten und Anhänge auf Anzeichen potenziell schädlicher Inhalte prüfen.

Unterstützte Funktionen können insbesondere sein:

• Einbindung malwarebezogener Prüfmechanismen
• Signaturbasierte, regelbasierte oder heuristische Inhaltsprüfung
• Prüfung unterstützter Anhänge auf bekannte oder verdächtige Merkmale
• Analyse unverschlüsselter Archivinhalte, soweit technisch möglich
• Weiterleitung an zusätzliche Prüf- oder Analysekomponenten, soweit angebunden
• Berücksichtigung von Prüfergebnissen in der Gesamtentscheidung
• alternative Behandlung bei positivem oder unklarem Prüfergebnis

Die Malware-Bewertung kann je nach Konfiguration zur Zustellung, Markierung, Bereinigung, Quarantäne oder Ablehnung führen.

2.8 Data Loss Prevention (DLP) und Inhaltsrichtlinien

MailGuard kann Inhalte eingehender Nachrichten und Anhänge – soweit aktiviert – anhand definierter DLP- und Inhaltsrichtlinien prüfen.

Unterstützte Funktionen können insbesondere sein:

• Prüfung auf sensible oder definierte Inhaltsmuster
• Erkennung bestimmter Datenformate, Kennungen oder regulärer Muster
• Richtlinien für personenbezogene, vertrauliche oder unternehmensinterne Informationen
• regelbasierte Inhaltsprüfung von Betreff, Textkörper, Headern und unterstützten Dateiinhalten
• DLP-Prüfung abhängig von Absender, Empfänger, Domain, Gruppe, Richtung oder Kontext
• differenzierte Richtlinien je Mandant, Organisationseinheit, Empfängergruppe oder Schutzbedarf
• Eskalations- und Entscheidungslogik bei Richtlinienverstößen
• Markierung, Umleitung, Quarantäne, Zurückweisung oder Protokollierung gemäß Policy
• Kombination von DLP mit Anhangsregeln, Linkschutz und sonstigen Prüffunktionen

Die konkrete Erkennungslogik und Abdeckung hängt von den aktivierten Regeln, den unterstützten Inhalten und der kundenspezifischen Konfiguration ab.

2.9 Richtlinien, Scores und Entscheidungslogik

MailGuard unterstützt eine konfigurierbare, regel- und scorebasierte Entscheidungsfindung.

Unterstützte Funktionen können insbesondere sein:

• konfigurierbare Schwellenwerte, z. B. SpamScore, MarkScore, BlockScore
• differenzierte Entscheidungsstufen
• mehrstufige Regelwerke
• policybasierte Behandlung nach Absender, Empfänger, Domain, Gruppe, Nachrichtentyp oder Merkmalen
• empfängerindividuelle Bewertung
• kontextbezogene Ausnahmen und Sonderregeln
• Quarantäne- und Freigabelogik
• Routing-, Umleitungs- und Zustellentscheidungen
• Ablehnungs- und Rückweisungsregeln
• Kombination mehrerer Prüfergebnisse in einer Gesamtbewertung
• mandantenfähige Richtliniensteuerung
• Prioritätenlogik zur Regelauflösung

Die konkrete Entscheidungslogik richtet sich nach der jeweils eingerichteten Policy-Konfiguration.

2.10 Markierung, Umschreibung und Nachrichtenbehandlung

MailGuard kann Nachrichten entsprechend definierter Richtlinien technisch verändern oder ergänzen, soweit die jeweilige Funktion aktiviert ist.

Unterstützte Funktionen können insbesondere sein:

• Betreffpräfixe oder Policy-Hinweise, z. B. bei Spam- oder Phishing-Verdacht
• Einfügung technischer Warnhinweise oder Kennzeichnungen
• Anpassung oder Ergänzung definierter Header
• Entfernung oder Reduktion bestimmter technischer Header, soweit vorgesehen
• Kennzeichnung riskanter Nachrichten für nachgelagerte Verarbeitung
• alternative Behandlungswege je nach Risikoklasse

Die konkrete technische Behandlung hängt von den aktivierten Regeln und der Integrationsumgebung ab.

2.11 Quarantäne und Endbenutzerfunktionen

MailGuard kann Quarantänefunktionen für Administratoren und – soweit vorgesehen – für Endbenutzer bereitstellen.

Unterstützte Funktionen können insbesondere sein:

• zentrale Quarantäne für verdächtige oder zurückgehaltene Nachrichten
• Endbenutzerquarantäne
• Freigabe- oder Prüfprozesse gemäß Rollen- und Rechtekonzept
• Protokollierung von Freigaben, Entscheidungen oder Zustellpfaden
• konfigurierbare Aufbewahrungs- und Sichtbarkeitsregeln
• Benachrichtigungen über quarantänisierte Nachrichten, soweit aktiviert

Die Verfügbarkeit einzelner Quarantänefunktionen kann vom Lizenzumfang, der Rolle und der jeweiligen technischen Umgebung abhängen.

2.12 Protokollierung, Nachvollziehbarkeit und Reporting

MailGuard kann technische Entscheidungen und Prüfpfade protokollieren und im Rahmen der bereitgestellten Funktionen nachvollziehbar machen.

Unterstützte Funktionen können insbesondere sein:

• Protokollierung von Bewertungen, Regeln und Entscheidungen
• Dokumentation relevanter technischer Prüfpfade
• Score- und Quellenhinweise, soweit technisch verfügbar
• Nachvollziehbarkeit von Zustell-, Quarantäne- oder Ablehnungsentscheidungen
• Einsicht in technische Ereignisdaten im Rahmen des bereitgestellten Monitorings
• Export- und Reporting-Funktionen, soweit vorgesehen

Umfang und Detailtiefe der Protokollierung richten sich nach Produktkonfiguration, Speicherfristen, Datenschutzvorgaben und Bereitstellungsmodell.

Leistungsgrenzen und Hinweise

MailGuard dient der Risikoreduzierung im E-Mail-Verkehr.
Aufgrund der sich fortlaufend ändernden Bedrohungslage, neuer Angriffsmuster, Zero-Day-Schwachstellen, Verschleierungstechniken, kundenspezifischer Konfigurationen, Abhängigkeiten von Drittinformationen und Drittinfrastrukturen sowie technischer Grenzen der Analyse kann nicht gewährleistet werden, dass jede schädliche, unerwünschte, betrügerische oder regelwidrige Nachricht, jeder schädliche Link, jeder QR-Code, jeder Anhang oder jeder sonstige Inhalt in jedem Einzelfall erkannt, blockiert, bereinigt, neutralisiert oder korrekt klassifiziert wird.

Ebenso kann nicht ausgeschlossen werden, dass legitime Nachrichten oder Inhalte im Einzelfall fälschlich markiert, verzögert, umgeschrieben, bereinigt, quarantänisiert oder blockiert werden.

Die Bereitstellung der MailGuard-Funktionen begründet keine Garantie für den Eintritt eines bestimmten sicherheitsbezogenen Erfolgs im Einzelfall.

Die konkrete Schutzwirkung hängt insbesondere ab von:

• der kundenspezifischen Konfiguration,
• den aktivierten Modulen,
• der Qualität und Aktualität externer Datenquellen,
• der technischen Integrationsumgebung,
• den eingesetzten Richtlinien und Ausnahmen,
• der Art des Angriffs oder Inhalts,
• sowie der Mitwirkung des Kunden bei Betrieb, Überwachung und Nachbearbeitung.

Conbool Disclaimer/Signature Manager – Zentrale Signaturen, Disclaimer & Branding

Kategorie: Vorlagen (Templates) & Editor

• Zentrale Verwaltung von E-Mail-Signaturen, Disclaimern, Bannern und Hinweisen
• HTML- und Textvorlagen mit professionellem Template-Editor
• Wiederverwendbare Bausteine (z. B. Kontaktblock, Social-Links, rechtliche Hinweise)
• Asset-Management für Logos, Bilder und Banner (Upload, Ablage, Wiederverwendung)
• Mehrsprachige Vorlagen (z. B. DE/EN/FR …) je nach Empfänger-/Sprachlogik
• Vorschau- und Testfunktionen für typische E-Mail-Clients

Kategorie: Platzhalter & Personalisierung

• Dynamische Platzhalter (z. B. Name, Titel, Abteilung, Telefonnummer, Standort)
• Unternehmens-/Tenant-Platzhalter (z. B. Firmenname, Adresse, Domains)
• Regeln für „Remove if empty“ (automatisches Entfernen leerer Felder/Blöcke)
• Vereinheitlichte Darstellung trotz unterschiedlicher Datenquellen

Kategorie: Routing, Regeln & Ausnahmen

• Regelbasierte Zuweisung von Signaturen/Disclaimern (Routing)
• Bedingungen nach Absender, Empfänger, Domains, Gruppen, Postfächern oder Mandant
• Ausnahmen/Exceptions (z. B. bestimmte Empfänger, Betreff enthält, Header enthält)
• Zeitsteuerung für Kampagnen (z. B. Banner nur innerhalb eines Datumsbereichs)
• Prioritätenlogik zur eindeutigen Regelauflösung

Kategorie: Ausspielung (Serverseitig & Clientseitig)

• Serverseitige Ausspielung über Gateway (z. B. beim Versand/Transport)
• Optionale clientseitige Ausspielung über Outlook Add-in
• Einheitliches Branding für ausgehende E-Mails im gesamten Unternehmen
• Konfigurierbare Modi (z. B. nur ausgehend, nur bestimmte Domains, nur bestimmte Gruppen)

Kategorie: Outlook Add-in (optional)

• Zentrale Bereitstellung im Microsoft 365 Tenant (z. B. Central Deployment)
• Signatur-Einfügung direkt im E-Mail-Entwurf (Outlook Desktop/Web – je nach Umgebung)
• Kompatibilität mit typischen Unternehmensrichtlinien und Sicherheitsvorgaben
• Mandantenfähige Steuerung (Multi-Tenant) und rollenbasierte Admin-Funktionen
• Protokollierung technischer Ereignisse zur Fehlerdiagnose (ohne E-Mail-Inhalte)

Conbool SecureFiles – Sicherer Großdatei-Versand

Kategorie: Bereitstellungs-Modi

• Sicherer Versand: 1:1-Versand mit Mail-Link, Device-Trust 12 Monate
• Sicherer Posteingang: Feste Upload-URL pro Postfach für externe Hochlader
• Public Link: 1:n Verteilung mit Caps (Anzahl Downloads, Ablauf, IP-Allowlist)
• Geteilter Pool: n:n Projekt-Workspace mit Quota pro Mitglied

Kategorie: Architektur

• Direktübertragung in den Objektspeicher: Datei läuft nie durch den Anwendungsserver
• Multipart-Upload mit Pro-Part-Signierung für den Gigabyte-Bereich
• Pre-signed URLs mit kurzer TTL (1 h Upload, 24 h Download)
• Quota mit Race-Condition-Schutz über Postgres Advisory-Lock

Kategorie: Sicherheit

• AES-256 at rest, TLS 1.3 in transit
• MalwareScan-Pipeline vor Release: Datei wird erst nach erfolgreichem Scan freigegeben
• Audit-Log für jeden Upload, Download und Re-Send (DSGVO Art. 30)
• Konfigurierbare Retention 1 Stunde bis 365 Tage

Kategorie: Integration

• Outlook Add-in (Classic, New Outlook, Web)
• Subject-basierte Trigger
• Custom Branding für die Empfänger-Sicht
• Entra-ID-Integration mit SSO

Conbool DMARC Reports – Auswertung der Mail-Authentifizierung

Kategorie: Erfassung

• Aggregate Reports (RUA) automatisch erfasst, geparst und visualisiert
• Forensic Reports (RUF) inklusive Header-Details
• Zero-Touch Setup über einen DNS-TXT-Record
• Erfassung beginnt innerhalb von 24 Stunden

Kategorie: Visualisierung

• Pass-Rate Trends über 30, 90, 365 Tage mit Anomalie-Erkennung
• Top Sender-IPs mit Volumen, Pass-Rate, Geo-Location, ASN
• Domain-Drilldown pro Subdomain
• SPF/DKIM Alignment Matrix

Kategorie: Empfehlungen

• Konkrete Policy-Empfehlungen auf Basis der Datenbasis
• Beispiel: "Pass-Rate 99,2 % seit 28 Tagen, bereit für p=quarantine"
• E-Mail-Alerts bei kritischen Ereignissen

Kategorie: Datenhaltung

• Verarbeitung ausschließlich im Conbool-Tenant des Kunden
• Keine externen Subprozessoren für DMARC-Daten
• Konfigurierbare Retention 30 bis 365 Tage
• RBAC mit Rollen dmarcreports.view und dmarcreports.manage

Kategorie: Pricing

• Permanent kostenlos in jedem Conbool-Tenant
• Kein Pro-Domain-Pricing, kein Freemium-Limit
• Bestandteil auch im Trial

Conbool Archiv – Revisionssichere E-Mail-Archivierung

Kategorie: Erfassung & Aufbewahrung

• Journalarchivierung ein- und ausgehender E-Mails, Umfang nach der vom Kunden eingerichteten Erfassungsquelle
• Speicherklasse Standard: softwareseitig durchgesetzte Unveränderbarkeit. Archivierte Nachrichten sind gegen Änderung gesperrt, der Löschlauf verweigert die Löschung vor Ablauf der Frist, der Prüfpfad ist über eine Hash-Kette, deren Kopf regelmäßig als Siegel außerhalb der Datenbank im Objektspeicher abgelegt wird (in der Speicherklasse Compliance unveränderlich), gegen unbemerkte Manipulation gesichert
• Speicherklasse Compliance: zusätzlich Objektsperre am Speicherziel (S3 Object-Lock). Setzt ein Speicherziel mit nachgewiesener Objektsperre voraus und wird nur ausgewiesen, wenn die Sperre am Ziel gemessen wurde
• Die wirksame Speicherklasse wird im Produkt ausgewiesen
• Konfigurierbare Aufbewahrungsrichtlinien je Mandant
• Mandantengetrennte, verschlüsselte Ablage. Standardziel ist der Objektspeicher der Impossible Cloud GmbH in Frankfurt am Main (Deutschland)
• Wählbare Speicherziele: auf Wunsch STACKIT Object Storage (Region eu01 Deutschland oder eu02 Österreich, C5 Typ 2, unterstützt die Speicherklasse Compliance mit Objektsperre), IONOS S3 Object Storage (Frankfurt, Berlin, Logroño) oder Hetzner Object Storage (Falkenstein, Nürnberg, Helsinki), jeweils vom Anbieter betrieben und in Anlage 1 der Auftragsverarbeitungsvereinbarung als Unterauftragnehmer benannt. Alternativ ein vom Kunden selbst gestelltes S3-kompatibles Speicherziel, bei On-Premise der lokale Objektspeicher

Kategorie: Zugriff & Recherche

• Durchsuchbarkeit nach Absender, Empfänger, Betreff, Zeitraum und Inhalt
• Rollenbasierter Zugriff mit protokollierten Zugriffen
• Export einzelner Nachrichten und Suchergebnisse
• Import bestehender Bestände (PST, MBOX, EML)

Conbool Notfallbetrieb – E-Mail Continuity

Verfügbarkeit: befindet sich in der Erprobung und wird je Mandant freigeschaltet. Ein Anspruch auf Bereitstellung besteht erst mit der Freischaltung.

Kategorie: Zugriff während eines Ausfalls

• Vom Postfachsystem unabhängiger Zugriff auf eingehende Nachrichten
• Lesen und Antworten während des Ausfalls
• Automatische Nachlieferung der zwischenzeitlich angenommenen Nachrichten nach Ende des Ausfalls

Kategorie: Grenzen

• Setzt voraus, dass der Mailfluss über das Conbool-Gateway läuft
• Erfasst nur Nachrichten, die Conbool während des Ausfalls tatsächlich erreichen
• Überbrückungszugang, kein Ersatz des Postfachsystems: weder dessen voller Funktionsumfang noch dessen Bestandsdaten

Conbool Awareness – Phishing-Simulation und Schulung

Verfügbarkeit: wird je Mandant freigeschaltet. Ein Anspruch auf Bereitstellung besteht erst mit der Freischaltung.

Kategorie: Simulation

• Phishing-Simulationen an vom Kunden bestimmte Empfängerkreise
• Vorlagen nach Masche, Versand über einen Zeitraum verteilt
• Auswertung auf Gruppenebene

Kategorie: Schulung und Nachweis

• Kurze Lektionen, zugewiesen nach der Masche, auf die ein Beschäftigter hereingefallen ist
• Zuweisung, Fortschritt und Abschluss je Beschäftigtem
• Berichte über Teilnahme und Ergebnisse als Nachweis für die eigene Dokumentation des Kunden

Conbool 365 Backup – Sicherung für Microsoft 365

Verfügbarkeit: wird je Mandant freigeschaltet. Ein Anspruch auf Bereitstellung besteht erst mit der Freischaltung. Die Sicherungen liegen voreingestellt im Objektspeicher der Impossible Cloud GmbH, Region eu-central-2 (Frankfurt am Main, Deutschland), auf Wunsch im Objektspeicher der STACKIT GmbH & Co. KG, Region eu01 (Deutschland). Beide sind in Anlage 1 der Auftragsverarbeitungsvereinbarung benannt. Alternativ in einem vom Kunden selbst gestellten S3-kompatiblen Speicherziel.

Kategorie: Quellen

• Postfach und Onlinearchiv
• OneDrive und SharePoint
• Teams-Kanäle und Teams-Chat
• Planner und Entra ID

Kategorie: Betrieb und Wiederherstellung

• Sicherung nach Zeitplan, Betrieb außerhalb von Azure
• Wiederherstellung einzelner Elemente
• Aufbewahrung abgelöster und gelöschter Fassungen nach Wahl des Kunden bis zu zehn Jahre; der jeweils aktuelle Stand bleibt unabhängig davon gesichert
• Export als verschlüsseltes ZIP mit EML-Dateien
• Berichte über Erfolg und Fehlschlag der Läufe
• Jährliche Prüfung der Wiederherstellbarkeit durch den Kunden nach § 6.13 Absatz 2 AGB, Anleitung in der Dokumentation
• Wählbare Speicherstufe: Standard ohne Objektsperre, Unveränderbar (GOVERNANCE) und Revisionssicher (COMPLIANCE) mit Objektsperre am Speicherziel; ein Stufenwechsel wirkt nur für künftige Sicherungen

Kategorie: Speicher

• Speicher für die Sicherungen im Preis je Lizenz enthalten, ohne feste Obergrenze und ohne Zukauf von Speicherpaketen
• Angemessene Nutzung: Maßstab und Messung regelt § 2.13 Absatz 5 AGB
• Wird der Maßstab an drei aufeinanderfolgenden Monatsenden überschritten, verhandeln Anbieter und Kunde über eine kürzere Aufbewahrungsfrist oder eine gesonderte Vergütung; ohne Einigung binnen 60 Tagen kann jede Seite 365 Backup kündigen, Einzelheiten in § 2.13 Absatz 5 AGB
• Die Sicherung wird wegen des Speicherumfangs weder eingestellt noch gedrosselt
• In einem vom Kunden selbst gestellten Speicherziel gilt keine Begrenzung durch den Anbieter

Kategorie: Grenzen

• Sicherung ausschließlich über die Schnittstellen von Microsoft, abhängig von deren Verfügbarkeit, Rechtevergabe, Drosselung und Änderungen
• Keine Archivierung: die Sicherungen werden in den Speicherstufen mit Objektsperre am Speicherziel unveränderlich abgelegt, ersetzen aber keine lückenlose, revisionssichere Aufbewahrung nach §§ 147 AO, 257 HGB und damit nicht das Modul E-Mail-Archivierung

Conbool Mail – Postfächer für Geschäftskunden

Verfügbarkeit: mit der Buchung eines Plans. Die Inhalte der Postfächer liegen im Objektspeicher der Impossible Cloud GmbH, Region eu-central-2 (Frankfurt am Main, Deutschland). Ordner, Metadaten der Nachrichten, Kalender, Kontakte, Suchindex und Konten liegen in der Datenbank des Postfachservers bei der Supabase Inc., Region eu-central-1 (Frankfurt am Main, Deutschland). Der Postfachserver läuft im Rechenzentrum der IONOS SE in Deutschland. Alle drei sind in Anlage 1 der Auftragsverarbeitungsvereinbarung benannt.

Kategorie: Zugang

• Postfächer auf Domänen des Kunden, Empfang über das Conbool-Gateway
• Grundschutz gegen Schadsoftware und Spam: Nachrichten mit Schadsoftware werden abgewiesen; verdächtige Nachrichten werden in Junk-E-Mail abgelegt oder nach Einstellung des Kunden abgewiesen; geprüft werden die Absenderauthentifizierung nach SPF, DKIM und DMARC sowie der Ruf von Absender und Links. Weitergehender Schutz ist mit MailGuard als eigenes Modul buchbar
• Webmail im Browser mit Kennwort und zweitem Faktor
• Mailprogramme über IMAP mit TLS und SMTP mit STARTTLS; Anmeldung mit Anwendungspasswörtern, je Gerät einzeln widerrufbar; gespeichert wird allein ein Prüfwert
• Kalender und Kontakte über CalDAV und CardDAV, Frei/Gebucht-Anzeige innerhalb des Mandanten
• Mobile Geräte über Exchange ActiveSync für E-Mail, Kalender und Kontakte; Anmeldung mit einem Anwendungspasswort je Gerät
• Geteilte Postfächer bis 50 GB ohne eigene Lizenz; mit der Lizenz eines Plans gilt dessen Speichergrenze, die Lizenz belegt dann einen Platz wie ein Benutzerpostfach
• Verteiler, Regeln und Abwesenheitsnotiz
• Je Mandant eine Startadresse unter conbool.email, ausschließlich für den Empfang

Kategorie: Pläne und Speicher

• Go: Postfach mit 5 GB Speicher ohne Online-Archiv; Zugriff über Webmail und Exchange ActiveSync, nicht über IMAP, SMTP, CalDAV und CardDAV
• One: Postfach mit 50 GB Speicher und Online-Archiv mit 50 GB
• Two: Postfach mit 100 GB Speicher, Online-Archiv mit 100 GB und E-Mail-Archivierung mit 100 GB Archivspeicher je Postfach, gemeinsam im Mandanten nutzbar
• Postfach und Online-Archiv teilen sich einen gemeinsamen Speicher
• MailGuard, SecureMail, Disclaimer und weitere Module sind nicht enthalten und werden gesondert gebucht
• Zusatzspeicher in Paketen zu 50 GB, vom Kunden einzelnen Postfächern in One und Two zuteilbar
• Bis zum 04.10.2026 hießen die Pläne Kiosk, Plan 1 und Plan 2; der Leistungsumfang ist unverändert

Kategorie: Übernahme und Export

• Übernahme bestehender Postfächer aus Exchange Online mit Nachrichten, Kalendern und Kontakten; Kontakte setzen die Zustimmung des Kunden zu der dafür nötigen Leseberechtigung voraus
• Übernahme von Nachrichten von IMAP-Servern anderer Anbieter, auch aus Google Workspace; die Verbindung zur Quelle ist stets verschlüsselt, das Kennwort der Quelle wird verschlüsselt gespeichert und mit dem Ende der Übernahme gelöscht
• Übernahme aus Outlook-Datendateien (PST) bis 60 GB je Datei; die Datei wird verschlüsselt direkt in den Objektspeicher der Impossible Cloud GmbH hochgeladen, nur für die Übernahme gelesen und danach gelöscht; nicht abgeschlossene Uploads werden nach sieben Tagen entfernt
• Nachrichten bis 150 MB bei der Übernahme und beim Ablegen über IMAP
• Export eines Postfachs als ZIP oder PST

Kategorie: Versand

• Versand ausschließlich mit Adressen der eigenen Domänen des Kunden; Nachrichten mit der Startadresse als Absender werden abgewiesen
• Signatur nach DKIM über das Conbool-Gateway
• Versandgrenzen je Postfach zum Schutz vor Missbrauch, derzeit 30 Nachrichten je Minute, 300 je Stunde und 1.000 je Tag
• Massenversand wie Newsletter und Werbesendungen ist nicht Gegenstand der Leistung

Kategorie: Sicherung und Wiederherstellung

• Fortlaufende Sicherung der Verwaltungsdaten mit täglicher Vollsicherung
• Gelöschte oder überschriebene Postfachinhalte bleiben 30 Tage wiederherstellbar
• Wiederherstellung auf Anfrage beim Anbieter

Kategorie: Entzug und Löschung

• Entzieht der Kunde einem Postfach die Lizenz, ist die Anmeldung sofort gesperrt und neue Nachrichten an das Postfach werden abgewiesen
• Das Postfach bleibt 30 Tage erhalten; eine erneute Zuweisung in dieser Zeit stellt es vollständig wieder her
• Danach wird das Postfach endgültig gelöscht
• Mit Vertragsende gilt § 5.5.1 AGB: der Zugang wird deaktiviert, die Postfächer werden spätestens 30 Kalendertage nach Vertragsende gelöscht
• Endet eine reine Testphase, werden die Postfächer spätestens 72 Stunden nach dem Testende gelöscht (§ 4.3 AGB)
• Löscht der Kunde seinen Mandanten, werden die Postfächer sofort gelöscht
• Gelöschte Inhalte verbleiben bis zu 30 Tage in Versionen und Sicherungen und werden danach entfernt

Kategorie: Grenzen

• Keine Anbindung über EWS oder MAPI; Outlook bindet das Postfach über IMAP und SMTP an, Kalender und Kontakte über CalDAV und CardDAV, die Outlook für Windows nicht von Haus aus unterstützt
• Eine Domäne liegt vollständig bei Conbool Mail oder wird vom Kunden als geteilte Domäne eingerichtet: Nachrichten an Adressen mit Postfach in Conbool Mail stellt der Anbieter zu, alle übrigen reicht er an den vom Kunden benannten Server weiter. Die Annahme durch diesen Server liegt in der Verantwortung des Kunden
• Der Postfachserver läuft ohne Ausfallrechner; bei einem Ausfall wird er aus der Sicherung wiederhergestellt

Conbool Plattform – Produktübergreifende Features

Kategorie: Architektur & Bereitstellung

• Flexible Bereitstellungsmodelle (SaaS, On-Premise, Hybrid)
• Hochverfügbares SaaS-Hosting
• Clusterbetrieb und Lastverteilung
• Windows- und Linux-Unterstützung (RHEL, Ubuntu)
• Unterstützung hybrider Umgebungen und Legacy-Systeme
• Multi-Tenancy-Architektur mit dedizierten Namespaces
• TLS 1.2 / 1.3 SMTP-Transportverschlüsselung
• Flexible SMTP-Konnektoren und Smarthost-Routing
• Microsoft 365-Konnektoren und Exchange-Kompatibilität

Kategorie: Verwaltung & Monitoring

• Zentrale Benutzerverwaltung
• Active Directory- / LDAP-Import
• Azure AD / EntraID-Integration
• Rollenbasierte Zugriffskontrolle (RBAC)
• Mehrstufige Rollen (Primary Owner, Owner, Operator usw.)
• Zweifaktor-Authentifizierung (2FA)
• Zentrale Nachrichtenverfolgung (Tracing)
• Detaillierte Mailflow- und Kryptografie-Protokolle
• Audit-Logs mit Zeitstempeln
• Live-Dashboard mit bis zu 90 Tagen Historie
• CSV-Export für Analysen
• Mandantenübergreifendes Reporting

Kategorie: Sicherheit & Compliance

• Exklusive EU-Datenlokalisierung
• DSGVO-Konformität und AVV inkludiert
• Betrieb in nach ISO 27001 zertifizierten Rechenzentren
• TLS-Verschlüsselung aller Transportwege
• 99,9 % garantierte Verfügbarkeit (SaaS)
• Regelmäßige Wartungsfenster und Sicherheitsupdates

Kategorie: Kundenerlebnis & Support

• Whitelabeling und individuelles Branding
• Deutschsprachige Oberfläche und Dokumentation
• Benutzerfreundliches Self-Service-Portal mit FAQs
• Flexible Supportmodelle (Standard, Enterprise)
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