In den ersten Teilen unserer Deep-Dive-Serie zu SecureMail haben wir gezeigt, wie wir die Herausforderungen von S/MIME und PGP sowie das Zentrale Zertifikatsmanagement meistern. Doch was passiert, wenn Ihr Kommunikationspartner schlichtweg keine eigene Verschlüsselungsinfrastruktur besitzt oder deren Schlüssel abgelaufen oder nicht auffindbar ist?
Eine der größten Lücken in der E-Mail-Sicherheit entsteht genau an dieser Schnittstelle: Der Zwang, sensible Informationen unverschlüsselt zu versenden oder auf unsichere Kanäle (wie File-Hoster oder Passwort-geschützte ZIP-Dateien) auszuweichen.
Hier setzt Conbool SecureMail mit dem Nachrichtenportal an – der Brücke für sichere Kommunikation mit jedem.
Die Herausforderung: Die „Letzte Meile“ der Verschlüsselung
Die meisten Lösungen fokussieren sich auf die Absenderseite. Sie garantieren die Verschlüsselung bis zum Gateway. Doch für eine echte Ende-zu-Ende-Sicherheit muss die Vertraulichkeit bis ins Postfach des Empfängers reichen.
Wenn das System von SecureMail feststellt, dass keine automatische Verschlüsselung via S/MIME oder PGP möglich ist (sei es, weil der öffentliche Schlüssel fehlt oder defekt ist), wird die E-Mail normalerweise abgelehnt oder unverschlüsselt zugestellt – beides keine sichere Option.
Die Lösung: Das SecureMail Nachrichtenportal (Webmail)
Unser Nachrichtenportal ist die intelligente, vollautomatisierte Ausweichlösung (Fallback-Mechanismus) von SecureMail, die eine DSGVO-konforme und vertrauliche Kommunikation mit jedem beliebigen Empfänger ermöglicht. Es stellt sicher, dass Ihre Nachricht niemals ungeschützt versendet wird, und eliminiert die Notwendigkeit von manuellen Workarounds.
So funktioniert die sichere Kommunikation:
- Automatische Erkennung: SecureMail versucht zunächst eine automatische Verschlüsselung via S/MIME oder PGP. Schlägt dies fehl (oder ist es regelbasiert so vorgesehen), greift der Intelligente Routing-Mechanismus und leitet die E-Mail an das Nachrichtenportal weiter.
- Sichere Zustellung: Die ursprüngliche E-Mail wird verschlüsselt im hochsicheren Webmail-Portal von Conbool abgelegt.
- Benachrichtigung an den Empfänger: Der Empfänger erhält lediglich eine sichere Benachrichtigungs-E-Mail (der sogenannte "Umschlag"). Diese E-Mail enthält einen Link zum Nachrichtenportal und eine Anleitung zum einmaligen, sicheren Login (häufig über ein vorher definiertes oder über einen anderen Kanal zugestelltes Passwort).
- Geschützte Korrespondenz: Nach erfolgreichem Login kann der Empfänger die Original-E-Mail und alle Anhänge in einer gesicherten, verschlüsselten Umgebung lesen, beantworten oder herunterladen. Die Kommunikation findet komplett innerhalb des geschützten Portals statt.
Das Nachrichtenportal als Backup- und Compliance-Funktion
Das Portal ist mehr als nur ein Notfall-Mechanismus. Es ist ein zentraler Pfeiler für die Einhaltung Ihrer Compliance-Vorgaben und die Resilienz Ihrer E-Mail-Sicherheit:
- Lückenloser Schutz: Es schließt die kritische Sicherheitslücke der Kommunikation mit Partnern ohne eigene PKI-Infrastruktur.
- Zuverlässiger Backup-Mechanismus: Es dient als sicheres Backup, falls Schlüssel abgelaufen, beschädigt oder nicht auffindbar sind – es gibt keine Kommunikationsausfälle mehr aufgrund technischer Probleme beim Empfänger.
- Revisionssichere Korrespondenz: Die gesamte Kommunikation über das Portal ist nachvollziehbar, archivierbar und erfüllt die strengen Anforderungen an die Vertraulichkeit (DSGVO).
- Einfache Handhabung: Für den Empfänger ist die Nutzung intuitiv und erfordert keine Installation von Software oder die manuelle Verwaltung von Schlüsseln.
Fazit
Das SecureMail Nachrichtenportal stellt sicher, dass Ihre E-Mail-Verschlüsselung nicht an der "letzten Meile" scheitert. Es ist der essenzielle Baustein, um eine lückenlose, sichere und Compliance-gerechte Kommunikation mit jedem zu gewährleisten. Verabschieden Sie sich von unsicheren Workarounds und setzen Sie auf einen automatischen, intelligenten Fallback-Mechanismus.
Entdecken Sie, wie Conbool SecureMail Ihre gesamte E-Mail-Kommunikation schützt – automatisiert, flexibel und resilient.